タイム&ロケーションフリーへの変革とペーパーレスの実践

ニューノーマルな働き方は、これまでの「働き方改革」がめざしていた働き方と何が異なるのか。それを詳らかにしてくれたのが、日立コンサルティング落合規幸と青山ゆきの二人によるセミナー「タイム&ロケーションフリーへの変革とペーパーレスの実践」だ。
前半に登場する落合は、withコロナ環境での新しい働き方のコンセプトとして「タイム&ロケーションフリー」を提案した。

「コロナ禍でも紙の書類の処理、あるいは会議のために出社した方が多くいらっしゃったのではないでしょうか。実は、働き方改革におけるテレワークはオフィスを前提としています。一方、ニューノーマルにおけるタイム&ロケーションフリーな働き方は、オフィスという前提なしに、いつでもどこでも同じ働き方ができる環境をめざします。それは同時に、ペーパーレスによるデジタル変革を加速させ、また大都市圏に縛られない柔軟な雇用形態を実現し、さらには地方創生までを推し進める基盤となります」

タイム&ロケーションフリーな働き方の実現には「ワークスタイル変革」、「制度設計」、「インフラ・ツール整備」という３つの取り組みが必要、と落合は言う。

「ワークスタイル変革」では、紙や印刷ありきの業務やフェイストゥーフェイスの会議など、旧来のワークスタイルを再設計する。また「制度設計」では、就業規則や評価制度などを労働時間ベースから成果ベースへ見直し、オフィスにいない従業員を公平に評価できるようにする。そして「インフラ・ツール整備」では、自宅でもストレスなく安心して仕事ができるよう、ITインフラや情報セキュリティなどを整備する。

「そして、タイム&ロケーションフリーな働き方を社内に浸透させるためには、目標に基づく定着管理が不可欠です。その際、一人ひとり異なる環境で働く従業員の課題を個人単位でフォローすることも大切になります。IT面はもちろんメンタル失調の予防などにも十分な対策が必要でしょう」

タイム&ロケーションフリーへのファーストアクションは、「目的設定・スコープ検討」となる。タイム&ロケーションフリーの目的は業務継続だけに限らず、他にも生産性向上やコスト削減など複数考えられるからだ。

「目的によって着手すべき部門・業務の優先順位も変わります。何から手を付けていいのかわからない企業さまには、日立コンサルティングが現状評価からご相談に乗ります」と落合。
さらに、何から着手するにしてもタイム&ロケーションフリーへ避けては通れないのが「ペーパーレス」、と落合は、青山ゆきにバトンタッチした。

後半に登場した青山ゆきは、タイム&ロケーションフリーな働き方に不可欠な「完全ペーパーレス」をいかに実現するか、について提言を行った。

「コロナ禍においても紙文書の処理のために出社するケースが多く見られました。しかし、ニューノーマルにおいて時間や場所に縛られないタイム&ロケーションフリーな働き方を実現するには、紙文書からの完全な脱却が必要です。
また、ペーパーレスはデジタル変革のファースト・ステップでもあり、業務プロセスのデジタル化を進め、データドリブン経営を加速させます。つまりニューノーマルにおいて企業が競争力を高めるためには、ペーパーレス化への取り組みは必須の要件と言えます」

ペーパーレスのレベルは、４段階に分けられる、と青山は言う。

「レベル０は、ほとんどの業務を紙で運用している状態。レベル１は、案件資料や社内の打合せ資料など、一般的な文書が電子化されている状態です。レベル２は、レベル1を満たし、社内業務を中心に申請、承認、報告業務の電子化、取得した文書の電子化が実現されている状態です。レベル３は、レベル2を満たし、法定書面やデジタルエビデンスに該当するような難易度の高い文書の電子化が実現されている状態です。大半の企業はレベル1、または2の段階にあり、今後ニューノーマルな働き方に向けて、レベル3まで引き上げる必要があると考えています」

レベル1に向けた取り組みのポイントは、「IT環境の整備」と「紙文化からの脱却・意識改革」だ。具体的には、モバイルノートPCの貸与や会議室へのモニターの設置、さらに資料共有のためのオンラインサーバの整備などが必要となる。
レベル2に向けたポイントは、「ハンコレス」の実現だ。押印が発生する業務のプロセスを見直し、申請・報告業務についてはワークフローシステムを、チェック・事務処理については電子帳票システムを導入する。また、社外から取得する文書についても、電子での取得を徹底する。
レベル３へのポイントは、「法定書面の電子化」と「社外取引の電子化」になる。難易度が高く、範囲も広いため優先順位をつけて順次ペーパーレス化していくのが良い、と青山。

「まず、データ入力から一貫して電子化できる帳簿類からがはじめやすいでしょう。さらに取引先との契約業務には電子取引を導入し、受け取る文書も電子化します。法定書面はe-文書法、電子帳簿保存法等の法律で定められた要件を満たしながら電子保存することが必要になりますが、規制緩和は加速しています。電子化できないと思われる文書も、あらためて検討してみてください。それでも難しい文書や既存の紙文書は、スキャンの効果に応じて電子化を判断します」

日立コンサルティングでは、ペーパーレスの推進のための包括的なコンサルティングから、レベル別のメニューまでご用意している。

「お客さまの現状のレベルを可視化した上で、めざすペーパーレスの目的に対して最適な取り組みを提言いたします。貴社がニューノーマルな働き方へ第一歩を踏み出す、そのご支援させていただきます」と青山は締めくくった。