在宅勤務でみえてきた内線電話のあり方とスマートデバイスの活用

「ニューノーマルな働き方に、スマートデバイスは必須のアイテムです」。そう語るのは、日立製作所で主にテレワーク・オフィスに関する顧客課題への提案、システム構築・運用を担当している藤田卓也だ。本セミナーでは、在宅勤務における課題解決の手段としてのスマートデバイスの有効性について、日立の取り組み事例を交えながら語った。

日立はコロナ以前から、「オフィス」を前提とした働き方ではなく「人」を中心とした作業の場所に着目し、いつでも・どこでも普段の仕事ができる柔軟な働き方の実現をめざして改革を進めてきた。さらに、自社で培ったノウハウをいかし、働き方改革に向けたソリューションを顧客に提案している。しかし、この度のコロナ禍で日立社内が一斉に在宅勤務中心の働き方になったことで、多くの課題が浮き彫りになった。また、顧客からもさまざまな悩みが寄せられていると言う。

「『電話会議では顔が見えず気持ちが伝わりにくいし資料の共有が難しい』、『在宅で仕事をさぼっていると思われないか不安』などの課題が挙がっています」

こういった在宅勤務の課題の多くが、実はスマートデバイスの導入によって解決できると藤田は言う。

スマートデバイスを導入することで、在宅勤務の課題はどう解決され、働き方はどう変化するのだろうか。その疑問に藤田はこう答える。

「従業員一人ひとりが、多彩なコミュニケーション機能と高度な情報処理機能を有するスマートデバイスを持つことで、場所に依存しない働き方を実現できます。まず、どこにいても自分宛ての電話を取れるので、電話を受けるためにわざわざ出社する必要がなくなります。さらに、オンライン会議を導入することで離れていても対面に近い形でコミュニケーションがとれますし、電話会議よりも気軽に会議の設定・参加ができるため、自分の関係パートだけ参加するといったことも可能です。また、クラウドを利用することで資料の一元管理・共有がしやすくなり、業務の効率化も期待できます。上司と部下のコミュニケーションも密に図れるので、『仕事をさぼっていると思われるのではないか』といった在宅勤務ならではの不安も解消されます。
オフィスで勤務する場合もスマートデバイスは有効です。自席に縛られないコミュニケーション環境を実現できる上、レイアウト変更時の電話工事が不要になりますし、人事異動の度に電話番号を変える必要もありません」

このように、スマートデバイス導入によるメリットは多岐にわたる。「ABW^* なオフィスに代表されるような『人』中心の仕事環境を実現するために、スマートデバイスは欠かせません」と藤田は説く。

* Activity Based Working：時間と場所を自由に選択できる働き方のこと。

日立はコロナ禍以前より、スマートデバイスを活用してきた。その知見から藤田は、スマートデバイス導入の効果を最大化する3つのポイントを挙げた。

「まずは、利便性です。具体的には、電話会議システムなど社内に乱立するコミュニケーションツールの統合、そして固定電話や、認証システム、業務システムといった社内システムとスマートデバイスとの連携などを検討します。スマートデバイスの利便性を高めることは業務効率化を図る上で重要です」

次に藤田が挙げるポイントは「コスト」だ。

「業務ごとの要・不要を見極めた上で減らせる固定電話は減らし、スマートデバイスには定額制の通話サービスを活用するなど、エンドユーザーの利用状況に応じてコスト効果の高いしくみを検討します」

そして3つめが、「働き方」。従来の働き方を改善するだけがスマートデバイス導入の目的ではない、と藤田は強調する。

「重要なのは、スマートデバイスを用いてどんな働き方を実現したいかを明確にすることです。例えば、お客さまからの問い合わせが多い部署では在宅コールセンターを導入するなど、ニューノーマルに向けた新しい働き方の検討が求められます」

日立はスマートデバイス導入に向けたノウハウを「内線電話アセスメントサービス」として提供している。

「お客さまにおける新たなコミュニケーション環境の構築に向け、先ほどポイントに挙げた利便性・コスト・働き方の観点でアセスメントを行い、課題解決のお手伝いをさせていただきます」

このサービスでは、従業員への意識調査や電話交換機のログ分析など定性・定量の両面から内線電話環境を分析し、課題を抽出。解決策の検討やコスト検証を行い、部門ごとの最適化構成案、ロードマップ案を提案するというものだ。

「コミュニケーションのニーズは、従来の電話による『1対1』から、オンライン会議やSNSを使った『多対多』へと変化しています。単純にスマートデバイスを導入するだけではなく、今こそコミュニケーションのあり方を考えるときです。ニューノーマルな働き方の実現に向けて、スマートデバイスの効果的な活用を創造してはいかがでしょうか」と、藤田はセミナーを締めくくった。