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「ルールなき文書管理」に注意！ 〜文書管理、第一歩から始めよう〜

特集記事：キーマンズネット掲載

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株式会社リクルートキーマンズネット（新規ウィンドウを開く）に2009年06月29日に掲載された記事より転載掲載しています。
サービス内容、料金などは、掲載日または更新日時点のものです。
「ルールなき文書管理」に注意！ 〜文書管理、第一歩から始めよう〜
あなたの会社の文書、適切に管理していますか？

企業活動の記録や証明となり、また、活動の指針を表す「文書」。これを適切に管理することがなぜ必要なのか、考えてみましょう。

――企業の経営は、様々な課題に直面しています。例えば、競争力の強化、コスト削減、コンプライアンスへの対応…。 これら経営課題解決の重要な手段の1つが適切な文書管理なのです。

そのためにも大切なのが、社内の文書管理の“ルール作り”。まずは今の社内の管理体制を今一度、見直してみましょう。
あなたの「文書管理」、間違っているかも？
「簡単操作」「柔軟な設定」がポイント
すぐに使える！
業務のノウハウが詰まった
オールインワンパッケージ登場

「文書管理をちゃんとやっています」と答える人の中には、社員が文書ファイルをファイルサーバに入れるようにしているだけ…という企業もあるようです。

でも実は、それは大変な問題のもとにもなりかねません。

例えば、ファイルの保存場所だけ決めて運用は部署任せ…という、曖昧なルールで運用すると、どうなるでしょうか？

「面倒だから」と勝手にファイルを置く社員がいれば、ほかの社員からは「どこに何があるのか分からない」状態になりますし、ひどい場合には、ファイルの“ゴミ貯め”にもなりかねません…。これでは、とても「管理している」とはいえない状況です。

管理とは、「用途に合った適切な状態で、文書を中心とする情報を維持すること」です。

私たちは普段から、紙の書類をファイリングする時にインデックスを作る、背表紙の表記を統一する、ファイルする書類を分類する…といったことを行っているはずです。
つまり、「ファイリングした文書」を「監査対応」や「顧客に説明」するために、「後で探して参照する」ことを考えて「管理ルール」を決めているわけです。

こうしたルールは当然、電子化された文書を取り扱う場合も必要になってきます。

また、これらの問題をそのままにしておくことは内部統制上の問題になるだけではなく、コストや時間を浪費しているのと同じことなのです。
当然、全社的な情報共有が徹底できているとはいい難い状況です。

適切に文書を管理するには、きちんとしたルール作りは不可欠。でも、「社内にはちゃんとしたノウハウがない…」と心配する方もいるかもしれません。
その点、「uCosminexus DocumentBroker」なら、日立が長年培ったノウハウを元にパッケージ化。すぐに、文書管理がスタートできるのです。不安がらずに、「まず、始めてみる」のも一案です。
これから文書管理を始めようとする方でも、分かりやすい操作で、すばやく管理ルールを作れます。では、「簡単に使える」操作画面イメージを見てみましょう。
●簡単な操作画面
操作画面はWebブラウザの画面で、普段使い慣れたフォルダツリーが表示されます。直感的な操作で、文書の登録や検索などができる、分かりやすいインターフェースです。
●属性、項目を自由に設定
文書の種類や用途に応じ、独自の属性項目を設定・管理できます。
つまり、社員が文書を登録する際には、必要な属性やルールを自然な流れで設定できるようになるというわけです。これなら、社員が保管のルールを守るのも簡単です。
また、属性項目を元に、文書検索をスピーディに行うことも可能です。
適切な管理体系のもと、日々発生する文書を管理するシステムを簡単に構築・運用できるというわけです。
●文書データの保全性もばっちり
柔軟なアクセス権の設定で（秘）扱いの文書も適切な範囲で参照ができます。
もちろんアクセスログも採取可能。文書データを適切に管理していることを確認できます。

専門知識がなくても、システム構築や運用管理が簡単に実施できるパッケージが登場しました。導入の際には、必要なプログラムのインストールからセットアップまでを、専用のウィザードで実行できます。

例えばセットアップなら、データベースのサイズ（大・中・小）を選びます。その後はわずか11項目の設問の値をプルダウンメニューから選択するだけ。また、既存のファイルサーバから、文書やフォルダをまとめて一括登録することも可能です。

従来はSEが2〜3日かけて作っていた文書管理画面も、管理者がたったの半日程度で作成可能です。システム管理者の負担を大幅に軽減するパッケージです。

事務規定に関するドキュメント類を一元管理するパッケージ製品。どの部署からでも、最新版の事務規定にアクセスできる環境を構築できます。今まで、「最新版」に差し替えるために必要だったコストや労力が不要となり、常にすべてのユーザが最新の規定を使用できるようになります。また、ユーザの操作は監査証跡ログとして記録できるので、監査の際にも便利です。
●業務に沿った分かりやすいメニュー、豊富な検索機能により、参照したい文書をすぐに探すことが可能

1つの部署で効果を確認できた文書管理システムならば、その後はスムーズに全社的に拡張したいもの。
「uCosminexus DocumentBroker」なら、右図のように、ユーザ数に応じて柔軟にシステム構築することが可能です。

まずは、「簡単に文書管理システムが作れる」ことが分かったら、少しずつ需要に応じて拡大していく…という使い方ができるのです。

文書管理のルールが明確になり、文書を適切に管理できるようになれば、全社の情報共有を促進する第一歩となります。これが更には、組織の活性化、コンプライアンスの遵守など、課題解決にも貢献することになるでしょう。そのためにも一度、社内の文書管理のあり方を検討してはいかがでしょうか。
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