年間1万件の契約書情報を一元管理し営業活動を円滑化

• 株式会社タケエイ様。首都圏を中心に建設現場から発生する産業廃棄物のリサイクルを行っており、一貫処理体制（収集運搬〜中間処理・リサイクル〜最終処分）を提供している。６つの営業部門と、６つのリサイクルセンター・処分場を持つ。
• お客さまからの委託(運搬、処分など)を受けて、営業が契約書を作成し、それを基に契約締結業務を行っている。年間1万件以上の新規契約書が作成されており、各営業部で管理しているため、会社全体の契約状況がすぐに把握できず、確認に時間がかかるなど営業活動に支障が出ることがあった。
• お客さまの契約状況の把握(紙の契約書の所在確認、取り寄せや内容確認)にかかる問題を解消し、コンプライアンスを強化するため、契約書の一元管理、ペーパーレス化に取り組んだ。
• 2016年春より検討し始め、2017年4月より一部運用開始。

めざしたもの

必要な契約情報への迅速なアクセスを実現し、営業活動を円滑に進めたい

効果

• 契約書を一元管理することにより、契約情報の組織的な共有を実現
• 管理の手間を大幅に低減でき、契約関連の問い合わせにもスムーズに対応
• IDによる利用者管理や権限設定などによりコンプライアンスを強化

契約書管理業務の電子化

• 契約書を電子化し、管理に必要な属性を追加した上、ITシステムに登録し、契約情報の共有、及び管理・検索できるようにする
• 基幹システムと連携し、基幹システム側での情報変更が自動的に更新されるようにする
• 契約期間の自動延長などはシステムが自動的に更新する
• 利用者のアクセス権限を設定・付与し情報漏洩を防止する

契約書作成業務のシステム化

• 既存の契約書フォーマットを活用し契約書作成業務を省力化する

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