業務への影響を最小限にとどめつつ短期間に銀行本部の紙文書を削減

外部ノウハウと作業委託により10ヶ月でオフィスの紙文書を76％削減

概要

広島銀行では中期経営計画に働き方改革による労働生産性向上をかかげている。事務作業を効率化し、オフィススペースの利用率向上が期待できるペーパーレス化は課題の一つとなっている。
しかし本部オフィスの紙文書削減は全体として進んでいるとはいえない状況だった。行員が本業で多忙だったのに加え、取引先情報や稟議文書、法定書面などの文書をそれぞれの所管部門が独自の基準で管理していたという事情が影響している。いつ必要になるかわからない文書を「念のため」長期間保管し続けたり、異なる部署で同じ内容の紙文書を保管したりといったケースが散見されていた。
ここで、本店ビルの老朽化に伴う建替えが決定した。仮移転にあたって本部で保有している大量の紙文書の格納がネックとなることが判明。削減プロジェクトを組織し大幅な文書削減を急ピッチで進めることとなった。
外部コンサルタントの文書管理ノウハウ、専門業者の紙文書電子化サービスの活用によりスピードを確保し、本部統一での現状調査、文書管理ルール策定から廃棄、電子化までを10ヶ月で完遂。通常業務と並行して仮移転に間に合わせることができた。移転後は文書管理システムの導入が予定されている。