隣の会社の情報システム部は、『どうして“定時”で帰れるの？』

トラブル対応に追われる

夜間、誰も気づけない時間帯にエラーが発生していた。これでは業務が始められない。

「365日、24時間体制での監視なんてムリ。確かに、問題が起きてはじめてジョブが実行されていないのが分かっても困るけど…」とアラキ氏。

そのとき、工場からの電話が鳴る。
「A支社からの出荷依頼が届いていない」という連絡だ。

「またか…」とアラキ氏は支社に連絡し、受注データを揃えて工場に送信…。

結局、午前中の大部分をトラブル対策と、電話対応に追われるはめになってしまった。

トラブルが発生してもあわてない

異常が起きたら場合、すぐに管理者であるニシベ氏にメール通知される。
「JP1では、あらかじめ何か起きたら通知されるよう設定できるんですよ」

ジョブ開始の終了や遅れも監視できるので、通常と異なる事態にも迅速に対応できるのだ。
さらに、あらかじめ想定できるエラーなら、そのリカバリ処理も自動化できる。

また、営業所・本社・工場の業務も簡単に連携して、自動化できるので、必要なデータの「送信忘れ」は発生しない。
「工場からの問い合わせや、営業所への催促…そんなことをせずに、自分の業務に集中できます」と、満足げに語るニシベ氏だった。

果たしてニシベ氏の語る「自動化」とはどのような流れなのだろうか。下のFlashムービーをクリックして見てみよう。

書類づくりで時間が過ぎる

日報や月報、運用手順書などドキュメントの作成には時間がかかるもの。

「意外に作らなければならない書類が多いんです。結局、ほかの業務が後回しになってしまう。帰る時間が遅くなる理由の1つかも…」とアラキ氏。

大変な作業を効率化したいようではあるが、方策が見当たらない。

実行結果・実行計画を、帳票形式で印刷

JP1の導入で、業務の実行結果や実行計画を帳票形式で出力できるようになったJ社。

「日報、月報、業務報告書や運用手順書、保守資料に活用できるので、書類作成時間が大幅に節減できました」とニシベ氏。

さらに特筆すべきが、業務の改善計画にも役立てられること。
「今までベテランしか把握できていなかった業務の流れを、JP1の機能を使って“見える化”できたのです。作業のノウハウがまとめられれば、それは会社の資産になるはず」と語気を強めるニシベ氏であった。

複雑なジョブの修正作業

実はX社も、部分的ではあるが、独自開発したツールにて、自動化を試みていた。しかし、操作性が悪く、アラキ氏に大きな負担となっていた。

「テスト環境から本番環境に移行するには、ジョブのホスト名を変更する場合には、すべて手作業…。難しいし、修正個所が漏れるかもしれない。確認だって大変だし、ミスのもとだよ…」

時間がかかる、間違いが発生しやすい、効率が悪い…などの理由から、せっかくの自動化もあまり歓迎されてはいないようだ。

「自動化するなら、もっと楽をさせてほしい…」

ジョブの修正は簡単でミスも起きにくい

「ジョブの修正は、使い慣れたExcel形式のファイルでできるから、勝手がきくという印象」

ニシベ氏が語る通り、JP1は既存のジョブネットからCSVを書き出し、Excel形式で編集可能。複数のジョブネットを一覧表示し、普段の業務のように、コピー&ペーストや検索による修正が可能。

「“使いやすさ”は大きなメリットだと思います。修正時間の短縮、ミスの減少、効率化…少なくとも、これだけの効果はありましたから」

ニシベ氏のコメントをさらに補足しよう。業務の変更履歴は、自動的に「変更履歴帳票」として保存される。つまり、業務変更を証明する材料となるので、監査対策にも適しているというわけだ。

では、その一連の流れを下のFlashムービーで見てみよう。