改ざん、入力ミスのリスク、どう減らす？　IT統制に効く電子帳票入門！

帳票に記載されているデータが間違っていたり、改ざんされていたりしたら…。あるいは価格表の価格が間違っていたら…。
ここでは、表計算ソフトで帳票を作る場合を例に、起こり得るリスクを考えてみよう。

◆ リスク1： データはすべて帳票を出力するユーザがファイル上に直接入力しなければならない。そのため、入力ミスや入力者による改ざんが起こり得る。
◆ リスク2： マクロやプログラムが使われている場合、それ自体にバグがあったり、不正な計算式になっているかもしれない。
◆ リスク3： マクロやプログラムが使われている場合、スキルのある人しか帳票の内容を変更できないので、何か不測の事態に対応できない。

こうしたリスクの回避が帳票ツールには求められている。その点、 EUR は「ひな型」と実データが分離されていて、自動で「ひな型」に実データを出力するので、上記のような入力ミスは起こらない。また、サーバサイドで「ひな型」に実データを出力すれば、クライアントサイドでの改ざんのリスクを軽減できる。
更に、EURでは簡単な操作で帳票が作成できるので、マクロやプログラムが不要で、スキルのある個人に依存しなくても済み、プログラム面でのミス・不正が入りにくいのも大きな特長だ。

電子帳票は複製や改ざんなどのリスクを常に抱える。このリスクを軽減するためには、ファイルの暗号化や閲覧制御などのセキュリティ対策が有効。その際に、EURと「活文NAVIstaff」の連携で、対応したいセキュリティの強度に合わせて様々な対応が可能となる。
◆ 暗号化PDFの出力
PDF出力した帳票ファイルにパスワードを付与できるので、限られた担当者のみ帳票の閲覧が行える。
◆ 閲覧制限や操作制限、追跡調査も可能
文書セキュリティソフトウェア「活文NAVIstaff」との連携で、PDF帳票の流出を抑制する効果が期待できる。
（1）閲覧・操作制限
権限に応じて、閲覧・印刷の可否などを設定できる。関係者以外の閲覧を禁じる場合などに有効。
（2）配布先の操作を追跡調査
帳票の配布先での操作内容が把握できる。配布されたユーザだけでなく、人づてにファイルを入手したユーザも把握する。
（3）期間制限、失効制御
あらかじめファイルの閲覧可能な期間を設定できる。すでに人に渡ったファイルでも、不正閲覧発覚などの際には閲覧停止できる。

増加し続ける電子帳票の運用と管理、セキュリティ対策は、管理者にとって大きな課題。 EUR は日立電子帳票システム「HOPSS3/AS REV」と連携することで保管業務を効率化できる。このように、必要に応じて「統制」の幅を拡張できるのも、 EUR の大きな魅力となっている。
◆ 帳票の自動保存・管理
帳票を種類や配布先に応じて自動的に仕分け・分類したり、指定された保存期間が過ぎたら自動的に廃棄するなどの運用業務を自動化。管理者の負担を減らすとともに、保管・管理コストの削減に効果的。
◆ セキュリティ対策
保管された帳票はパスワードを設定したり、閲覧権限を設定できる。
◆ 帳票の活用が簡単
ファイルの検索が容易で閲覧・参照が行いやすい。帳票の項目ごとに条件を指定して検索したり、記載内容の抽出も可能。

■ EUR導入後のA総合病院
レセプト電子化で、A総合病院の業務は大幅に効率化した。
では、 EUR と「HOPSS3/AS REV」の導入によるメリットを見てみよう。

● 毎月のデータ保管を効率化
「HOPSS3/AS REV」により自動的に仕分け、分類できる。また、5年の保存期限を越えたレセプトは自動削除。
レセプトの保管・運用にかかる業務を軽減できた。
● 閲覧権限の設定と一元管理が実現
保存したレセプトには閲覧権限を設定。権限が付与された人のみ、必要なレセプトを閲覧できる。また、情報を一元管理することで、紙レセプトの際にあった情報漏洩リスクを軽減できた。
● 過去のレセプトをすばやく検索
項目ごとの記載内容を検索することもできるので、関連情報の検索が容易に。既存資産の有効活用が可能となった。