後悔しないために知っておきたい！「選ばれる」ワークフローの条件とは？

Q●
ワークフローには「社員が使いこなせない」「カスタマイズしにくい」「開発にはコストがかかる」という悩みが多いようです。
「電子フォームワークフローセット」ではいかがでしょうか？

A◆
吉村氏「電子フォームワークフローセットは『使いやすい』『作りやすい』『安い』という、3つの“やすい”が大きな特長。使いやすいという点ではWordやExcelの紙帳票イメージが利用できるので、エンドユーザは学習なしで直感的に入力操作が行えます。一方、開発者にとっては、これまでのフォーマットを活用して簡単に帳票作成ができます。また、コスト面では90万円（税抜)からという低価格を実現しました。これも大きな魅力になるはずです。ぜひ、検討中の製品と比較してみて下さい」

―よくある“悩み”は解消されそうである。ポイントをまとめよう。

1　既存の紙帳票と同じ画面で「使いやすい」（下図参照）
2　帳票開発が容易で「作りやすい」
3　導入価格が「安い」

Q●
WordやExcel形式の帳票が、そのままのイメージで電子帳票として簡単に作成できるとのことですが、フロー定義などの業務の流れに関してはいかがでしょうか？
利用者からは「承認ルートの途中変更や差し戻し設定ができない」「設定に時間がかかる」という声もありますが…。

A◆
吉村氏「フロー定義をプログラミングで設定するのは手間がかかります。その点、電子フォームワークフローセットでは、フロー定義はノンプログラミングで生成できます。GUI画面で『起案』『審査』などの項目を並べて簡単に操作できますし、差し戻し設定など様々な設定も簡単に行えます。
また、作成した電子帳票と定義したフローは、関連付けを行って、業務で運用するためのワークフローアプリケーションを作成する必要がありますが、これもノンプログラミングで作成できます」

―フロー定義では以下のような点に注目したい。

1　GUIで容易にフロー定義できる
2　様々なフロー定義が可能（引き戻し、差し戻し、一括申請、一括承認、業務分岐条件など）
3　帳票とフローの関連付けがノンプログラミング

Q●
内部統制対策に関する悩みとして、基幹システムとの連携がうまくできない、
作業ログや監査証跡が細かく残せない、というコメントも集まっています。

A◆
吉村氏「ワークフローは内部統制という観点から、監査に必要な証跡を保管できるものであるべきです。電子フォームワークフローセットは、必要に応じて基幹システムデータの参照・更新などができます。例えば、今まで異なる2つの部署間で、それぞれの担当者が基幹システムに手入力していたような決裁データがあったとします。このような決裁データは、ワークフローシステムで決裁されれば、基幹システムに自動反映されるようになります。同時に、各帳票の承認者、承認日などのログも体系的に保管されるのです」

―内部統制という観点から「電子フォームワークフローセット」の効果を以下に挙げる。

1　申請業務から基幹業務まで行える
2　基幹システムとの連携がしやすい
3　作業ログ、証跡が体系的に保管できる

吉村氏の話を補足すると、“日立のワークフロー”は中堅企業での導入にも適した製品ということが挙げられる。実際、コストを下げたということもあり、「中堅企業では使いにくいのでは？」というイメージを持っている方がいたら、それは改めるべきであろう。

さて、特長として最後に新機能「レポーティング機能」を紹介する。この機能は、履歴と帳票の情報を簡単に業務レポート化して有効活用し、業務の見える化実現を支援するためのものだ。

・仕掛かり中も含めた全案件の金額レポート
　「処理中」の案件もレポート表示。全体の金額見通しが立てやすくなる。
・却下理由の一覧レポート
　「却下」の理由も併せて表示。理由を分析することで業務の見直し・改善に貢献。
・全案件の滞留状況レポート
　滞留案件や切迫案件、長期案件が一覧表示。期間、滞留者など詳細も表示。
・月間の申請件数レポート
　年間・月間の日別投入案件数、案件/業務の処理時間を表示。

アメリカに本社を持つA社。本社が米国市場に上場するため、SOX法への対応が必要となった。
また一方で、業務改革にともない組織・業務のスリム化と、業務のスピードアップも求められることに。
そのため、電子フォームワークフローセットを導入。製品選定のポイントとなったのは以下の4点だ。

1）ユーザの負担が少ない…現行の帳票と同様のインターフェース
2）既存資産を有効活用　…使い慣れたExcel帳票の資産を活用できる
3）高コストパフォーマンス…組織改編にともなう変更作業が容易、モバイル環境での業務の利用
4）開発の容易性　　　　　…多様なワークフロー定義が簡単

導入の結果、以下の効果が得られた。
■業務効率向上
人手による申請業務の排除と作業の自動化を実現、申請業務のスピードアップ　
書類が滞留する要因追求がしやすくなり業務改革が前進
■SOX法対応に貢献
作業プロセスの明確化と作業トレースの表示により監査対応作業の省力化に貢献

製造業B社は発注や生産などの情報をFAXで工場に伝達していた。そのため、注文受付からマスタ登録まで時間がかかり、業務の進捗状況が把握できず、顧客からの問い合わせに迅速な対応ができなかった。

そこで、業務効率向上と業務の可視化を実現すべくワークフロー導入を検討。
選定ポイントは次の3点。
1）注文書、指示書、決裁文書などの帳票を忠実に再現
2）自社に合う申請フローを構築できる
3）担当者が作業状況を容易に確認

選定の結果電子フォームワークフローセットを導入。その効果は以下の通りである。

1）帳票の電子化によりペーパレスを実現、受注〜注文〜手配〜決裁がスムーズに
業務滞留箇所が把握可能、書類の紛失を抑制
従来運用していた帳票イメージで、利用者への教育不要
2）“見える化”が促進し内部統制にも貢献
業務処理プロセスが明確になり履歴情報の取得と保管も可能
3）顧客からの問い合わせに迅速に対応
担当者が進捗状況をWebブラウザで確認できる