さらば紙文書！やったぜ、ワークフロー！〜電子フォームワークフローセット〜

こんにちは、アタミゴロウです。

皆さんの会社ではワークフローを使っていますか？　当社では以前から、旅費精算や稟議などにテンプレート方式のワークフローを使っていたのですが、少し複雑な業務に対応しようとすると、カスタマイズに膨大な費用がかかるため限界を感じていました。

そこで導入したのが、日立の「電子フォームワークフローセット」。これがスグレもので、複雑な業務に対応できるし、変更も柔軟に行なうことができます。

私が導入プロジェクトのリーダーだったから言うわけではないですが、大成功！でした。紙文書で回る業務の多くが、いかに効率の良くないものだったかが分かりました。

というわけで、電子フォームワークフローで当社がどう変わったかをお教えしましょう。

アタミ　ゴロウ

電子部品をつくっている上場会社の情報システム部課長、39歳。
情報システム部には10年いて、長らく開発グループのSEをやってきました。
社員数500人の会社ですが、世界シェアを獲得している独自製品が好調で、この数年急成長中です。
内部統制強化でIT投資も積極的になり、情報システム部の責任も大きくなっています。開発部隊のリーダーとしてこれにどう応えるか、若いメンバーといっしょにやる気満々で走っています。

昨日の朝、あるシステム開発案件の最終稟議の申請を電子フォームワークフローで提出したのですが、今回の案件は部長、担当役員、社長までの承認が必要だったので、最低でも3日はかかると思っていました・・・

ところが、社長決裁がその日のうちに下りたのです！

いやー、ペーパーレスって素晴らしいですね！

そういえば、静岡営業所の所長をやっている同期のタケダからも感謝のメールが来てました。

以前はよく、営業提案書や見積書を本社の稟議にかけると1週間は戻らないとボヤいていました。社内便の往復で2日かかる上に、A部長が申請書を3日くらい書類の山に埋もれさせたりしてたそうです。また、A部長は急な出張も多いので、至急の案件のときは最初から諦めていたと言ってましたね。

それが、ワークフロー導入後、A部長の承認がその日のうちに出たといって、大喜びで私に導入を感謝するメールを送ってきたんです。

[アタミ]2007/06/05 18:46 コメント（6）

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アタミさんこんにちは、システム管理をやっているN.H.です。
紙の申請書からワークフローに移行したということですが、それまで使っていた既存の帳票フォーマットを利用できましたか？　使い慣れた書式でできるか、新しい書式になってしまうかは、ユーザの使いやすさに大変影響すると思うのですが・・・

Comment／［N.H.］2007/06/05 20:13

N.H.さん、ご質問ありがとうございます。

＞ユーザの使いやすさに大変影響すると思うのですが・・・

おっしゃる通りです。
私たちも、既存の帳票フォーマットが流用できるかどうかを、システム選定のポイントにしました。電子フォームワークフローは、今まで使っていたWordやExcelの帳票がそのままのイメージで電子帳票にできます。ですから、新しい帳票を作るときには、ユーザ自身にWordやExcelで帳票を作ってもらい、それを電子帳票に変換しています。

それから、入力途中で商品マスタのデータを呼び出して、参照しながら入力してもらうといった補助機能をつけることだってできるんですよ。

Comment／［アタミ］2007/06/05 21:53

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ワークフローの運用を担当している堀といいます。

業務変更が発生して、これからカスタマイズしなければなりません。
たとえば、申請金額によって承認ルートを変えたり、複数の人に同時に回覧したりというルートを追加したいのですが、カスタマイズのコストが予想以上にかかってしまいそうです。。。 アタミさんのところはどうしてますか？

Comment／［堀］2007/06/05 22:13

堀さん、カスタマイズ開発のご苦労お察しします。私も導入の際に、そこが重要な問題だと思っていましたが、複雑な業務にも柔軟に対応できるということでは、比較した中で電子フォームワークフローが一番でした。

この開発と運用のしやすさは、電子フォームワークフローが、電子フォーム化と業務フローのルール定義を分離しているからなんですよ。だからこそ柔軟性が高いんです。

Comment／［アタミ］2007/06/05 22:45

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はじめまして、飯田と申します。
当社でも今、ワークフローの導入を検討しています。そこでアタミさんにお伺いしたいのが、基幹システムとの連携です。私は、基幹システムのデータ呼び出しや書き換えができないとワークフローを導入する意味がないと思っていますが、検討中の製品はいろいろ制限があって難しいのです。アタミさんのところはうまくいっていますか？

Comment／［飯田］2007/06/05 23:18

当社が求めていたような基幹システムデータが、必要に応じて参照や更新などできるのは電子フォームワークフローだけでした。

例えば、私の会社の生産依頼のワークフローでは、販売管理システムと生産管理システムのマスタデータを参照して新たな注文を登録して、審査・承認後に確定すると、販売管理システムと生産管理システムに自動的にデータが書き込まれます。

以前は、この2つの基幹システムにそれぞれ担当者が手入力していたのですが、ワークフローシステムで決裁されたデータが自動で反映されるので、ものすごく作業効率が向上しました。また、それぞれの基幹システムのデータの整合性やデータの精度が上がったんです。出荷残がある品番データは変更できないなんていう処理プロセスのコントロールもできましたよ！

Comment／［アタミ］2007/06/05 23:45

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ペーパーレス化は内部統制強化への近道でした！

前回は、ペーパーレスにすっかり感動してしまいましたが、じつは、トップからは、内部統制の強化が求められていたのです。本業のビジネスにかかわる稟議や申請や決裁も電子化して、ワークフローで業務プロセスの統制をしっかりやっていこうということです。

その点、電子フォームワークフローは、基幹系システムのフロントとして使えて、申請、決裁から基幹システムへのデータ連携まで業務の流れを自動化できますし、処理の履歴もすべて記録できるので、これならいける！ということになりました。

今は、ペーパーレス化と自動化は内部統制の強化につながる！と実感してます。

何といっても一番の成果は、業務の流れやルールと権限者がはっきりすることです。だってこれが確定しないとワークフローにならないですからね。仕事の流れや責任の所在があいまいだったり、部門によってやり方が違うというのを、きっちりスッキリできるのです。考えてみれば、これが内部統制強化のスタートラインでした。

これで、業務改革も進みそうです。

当社はまだこれからなのですが、ワークフローにすると、どの仕事のどこに問題があるか、どこが効率を下げているかが見えるようになります。それも勘ではなくてデータで見えます。じゃあどうしようかと考えて、業務プロセスの改善につながるわけです。いわゆるPDCAサイクルというやつですね。

会社を強くしていくために、ワークフローで業務改革を徐々に行っていけば内部統制の強化にもつながっていくんだろうなと感じています。

[アタミ]2007/06/12 19:45 コメント（4）

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こんにちは、アタミさん。うちもワークフロー入れてるんですが、昨日、上司が、申請途中の案件の状況や申請金額がいくらになっているか知りたいと言うんですよ。決裁済みならともかく、それは無理ですって言ったら、「何でだ〜！」と言われてホント困りました・・・（Y子）

Comment／［Y子］2007/06/12 20:52

電子フォームワークフローでは、滞留している案件の状況や稟議中の案件も含めて集計や分析ができるんです。稟議業務の決裁に仕掛かっている経費の金額はどれくらいになっているのかも分かります。
それに、承認されなかった案件がどれだけあって、その理由が何なのかも調べられます。

流れの途中の案件や、承認されなかった案件の中身を分析すると、懸案事項や企業の弱い点、改善点などが見えてくるので、この機能は経営層クラスからはすごく評価されます。

PDCAサイクルが確立され、業務の適正化が図れて、企業の継続的発展につながる。「こういったことこそ内部統制の強化につながるのだ」と部長が言ってました。

実際の帳票をお見せします。

Comment／［アタミ］2007/06/12 21:37

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私もシステム部の課長をやっているキクチといいます。
当社は規模も大きくなくてシステム部も小所帯です。ワークフローの導入を考えていますが、あまり手間がかかるものは手に負えないので避けたいと思ってます。

Comment／［キクチ］2007/06/12 22:45

キクチさん、実はこの製品にはサンプルの稟議業務ワークフローが付いていて、導入時に必要なテーブル生成やパラメータ設定などがワンクリックで設定できるのです！
まずは、これを評価してから、このサンプルをベースに実際の業務要件に合わせて作り上げていくのがおススメですよ！
1から構築しなくて済みますから、とてもスムーズに立ち上げることができますよ！

Comment／［アタミ］2007/06/12 23:31

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電子フォームワークフローによる
業務の電子化イメージ図

電子フォームワークフローは、統一されたプロセスとルールに基づいて業務を電子化し、効率的で透明性のあるものに改善できます。これによりコンプライアンスを実現し、内部統制の強化にも貢献します。

■既存の申請書類を簡単に
電子フォーム化

Microsoft ExcelやMicrosoft Wordの帳票から、変換ツールを使って電子帳票（電子フォーム）を作成することができ、入力項目や入力データの属性設定、入力フィールド設定もGUIで簡単にできます。

■非定型的な様々な業務モデルを実現

回覧型のような決まった流れを実行する業務モデルに加え、仕事の状況に応じて一斉に手配をかけたり、作業者を選びながら実行させるといった非定型で多彩な業務モデルに対応できます。

■他システムとの柔軟な連携

他システムからの自動起案を受け付けたり、基幹システムのフロントとなるなど、他システムとの柔軟な連携ができます。

■内部統制への支援効果

申請業務における申請書類の改ざん防止、案件（送信ログ）ごとの処理状況と内容の記録、履歴管理、証跡・証憑（しょうひょう）管理などが可能で、内部統制を支援します。

■案件の稼働状況表示と分析機能

申請データを自動集計して、分析・評価、改善提案に結び付けます。

■ビジネスプロセス定義時の自動化

ビジネスプロセス定義の振り分けをGUIで簡単にでき、開発がより容易になりました。

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