※「株式会社リクルート キーマンズネット2006/11/13より転載」
文書管理基盤 DocumentBroker Version 3 日立製作所 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
 掲載日：2006/11/13 |
|
|
内部統制の要求で、業務文書の管理に悩む企業が急増
企業経営におけるコンプライアンスの徹底が強く求められている。日本版SOX法など、そのための法整備が進む中で、企業には内部統制の強化が要求され、業務がルールや法律に則って適正かつ効率的に遂行されたことを証明する必要が生じている。キーとなるのは、業務の記録となる文書の適切な管理と保管による企業活動の透明性の証明である。だが、そのための文書管理の要件は多岐にわたり、全社規模でこれを実現することは容易ではなく、多くの企業が今、業務文書の管理をどのようにすべきかで悩んでいる（図）。
この課題解決に必要なのは、情報共有やナレッジの活用を主目的とした文書管理システムではなく、情報共有も実現しつつ、帳票や財務記録などを含めた全社の業務文書を一元管理できるEDMS（エンタープライズ・ドキュメント・マネージメント・システム）なのである。
 業務文書の管理をめぐる企業の不安 |
内部統制の支援機能を強化したEDMSの登場
日立が今回発表した「DocumentBroker
Version
3」は、EDMSとしての8年の実績をベースに、内部統制とコンプライアンスにフォーカスした機能を強化し、今後求められる企業の文書管理業務の全般をサポートする製品となっている。文書管理の基盤フレークワークという位置付けで、その基盤上で多様なアプリケーションを稼働させたり、他システムと連携することで、各企業の業務形態に沿った適切な文書管理を実現する。
そのコンセプトは、「コンプライアンス」「セキュリティ」「セーフティ」「スケーラビリティ」という視点からの文書管理環境のトータルな支援である（図）。以下でDocumentBroker
Version 3の上で実現される文書管理と、基盤としての特長を見ていこう。
 文書管理環境をトータルに支援するDocumentBroker Version 3 |
内部統制 |
文書の登録、審査／承認、公開をルールに基づいて統制 |
■内部統制を意識した標準のアプリケーション製品を提供
日立がこれまで培った豊富な文書管理システム構築経験のノウハウをもとに、標準アプリケーション製品「DocumentBroker Version 3 Standard
GUI」を提供。導入後にすぐに本格運用が可能であり、さらに内部統制を意識した機能を強化している。
例えば、財務記録の場合、帳簿には事実としての金額が記されており、その証跡として領収書や請求書などが添付されている。監査ではこれらの数値の正当性を証明する必要があるが、実はその支払いに至るまでの決済プロセスの記録が重要である。だれが、いつ、起案し、承認した案件なのか。それらは通常、企画書、議事録のような文書として存在している。この意思決定のキーとなる文書を、審査／承認の履歴を付与し、公式文書として管理できるのが、DocumentBroker
Version 3 Standard GUIである。
■「公開文書」「一般文書」に応じた文書管理
管理する文書を「公開文書」と「一般文書」という二種類に分け、それぞれの目的に応じて文書を操作できる（図）。「公開文書」は、審査／承認の処理を経て公開／保管される公式な文書で、特に内部統制が求められる文書である。「一般文書」は、情報共有／活用を目的に手軽な操作で保管／利用する文書である。
■「公開文書」
登録〜審査／承認〜公開／保管の流れを、明確なルールに基づいて管理。審査／承認の履歴を残すことで文書に対する責任元を明らかにできる。
さらに、タイムスタンプ／電子署名の利用による改ざん有無の検証や、文書に対する操作をログとして記録し、監査時に証跡として利用することが可能。ログは画面上で確認でき、日時や操作内容をキーに、処理内容の検索もできる。
■「一般文書」
エクスプローラ環境のフォルダを参照して登録できるほか、ドラッグ＆ドロップでも簡単に登録できる。文書にアクセス権限を付けることや、共有の範囲を設定できる。
マルチサーバ |
3層構造でシステム規模の拡張にも柔軟に対応 |
DocumentBroker Version
3は、データベース層、ミドルウェア層、アプリケーション層の3層構造で文書管理環境を構築する。多彩なAPI機能を提供し、アプリケーション層では標準アプリケーション製品のほか、各種パッケージ製品、独自開発アプリケーションの稼働が可能。企業ごとに求められる業務をシステム化できる。
また、3層がそれぞれ別サーバで動かせるため、拡張にもサーバの増設で柔軟に対応できる。これは、運用期間の長期化や、ユーザーの増加による文書量やトランザクションの増大にも、段階的な対応を可能にするほか、まず一部門で導入し徐々に拡大するといった導入も可能にする。
さらに、複数サーバ間での負荷分散が可能なほか、冗長構成による運用も可能である。
アクセス制御 |
文書やフォルダ単位、ユーザーやグループ単位で権限を設定 |
ディレクトリサービスやActive Directoryを使用したユーザー認証機能を提供し、きめ細かい利用制限（参照、更新、削除、バージョン操作など）を設定して、不正アクセスや情報漏洩を防止できる。組織変更により人事マスタに変更があった場合も、それを即座にID管理情報に反映できるため、タイムラグなく適切な権限管理が行える。 |
|
|
想定導入例 1 |
ワークフローと連携し申請業務の内部統制を強化 |
以下に、DocumentBroker Version
3の導入で解決できる課題と導入効果を紹介する。
【課題】申請業務の正当性を証明可能にしたい
稟議申請業務にワークフローシステムを利用しているが、その膨大な業務処理記録を検索や閲覧が可能な状態で保管し、監査に迅速に対応できるようにしたい。また、情報の再利用にも活用したい。
■DocumentBroker Version
3による構築システム
・ワークフローシステムと連携して、業務処理の記録および承認文書を管理保管する（既存のワークフロー製品と幅広く連携が可能）。
・申請／承認時の関連資料もすべて添付ファイルとして保管する。
■導入効果
・承認済みの申請書や添付ファイルが多様な検索で迅速に閲覧可能になり、作業の証跡として活用可能。
・情報公開、情報共有をレベルアップでき、過去の申請例を参照した書類作成も早くできる。
・内部統制とコンプライアンスを強化するIT基盤の構築。
・担当者の異動後も作業の引継ぎがスムーズ。
想定導入例 2 |
保存文書のダウンロードに対するセキュリティの強化 |
【課題】文書管理システムからの文書の再利用を管理したい
機密文書を扱う場合に、ユーザーが文書管理システムから取り出した後も、その文書のセキュリティを管理したい。
■DocumentBroker Version
3による構築システム
・セキュリティサーバと連携し、文書管理システムが持つアクセス権限に加え、文書ファイルに多彩な操作制限（参照期間／ファイル複写／ハードコピー／印刷など）を設定する。
・文書管理システムに保管中の文書に関しては、DocumentBrokerサーバがアクセス権限を管理し、文書管理システムからダウンロードされた後の文書に関しては、セキュリティサーバが権限を確認し、操作を制限する。
■導入効果
・機密文書も文書管理システムで管理／活用が可能になるとともに、迅速で的確な情報共有が可能になる。
・文書取り出し後の操作ログを取得、保存するため、監査対応もスムーズになる。
保管中の安全だけでなく取り出し後の安全も管理
永続的な全社文書管理環境を構築するDocumentBroker Version 3
DocumentBrokerシリーズはEDMS市場ではトップクラスの製品のひとつである。今回発表したVersion
3では、「公開文書」にはルールに基づいた管理、「一般文書」には使い勝手の良い管理という方向を明確にして、EDMSのあり方を示した。経営基盤の強化と企業価値の向上を目指した、永続的な全社レベルの文書管理環境を構築する基盤として、企業の期待に応えていくことになる。
※記載の会社名、製品名はそれぞれの会社の商標もしくは登録商標です。
