株式会社ワーナーミュージック・ジャパン導入事例《電子フォームワークフロー》

　社内では交通費の精算をはじめ、各種支払関係の書類など、おびただしい種類・数の申請書類が回覧されており、これに対応するため各部門に事務スタッフを置いていたのですが、人員削減や業務の効率化・組織のスリム化が進められた結果、事務スタッフがいなくなりました。 すると申請書類の決済期限がきても処理ができなかったり、紛失などの事態が散見され、何らかの対策を講じる必要が生じました。
　2005年5月に親会社の米ワーナーミュージック社がニューヨーク証券市場へ上場したことから、米国SOX法への対応が急務となり、ワークフローシステムを社内で検討する動きが加速したという次第です」(藤野氏　※以下、発言部分はすべて藤野氏)

　「日立を含め3社の提案を基に、社内の各部門から選抜したキーマンたちとともに操作性や運用性を含めた検証を行い、『電子フォームワークフロー』を選びました。
　評価が高かったポイントは、第一に導入に際して社内ユーザーが違和感なく利用できること。そして、ビジネスの変化や様々な業務に対応できる柔軟性でした。特に評価したのは、社内の申請書類はExcel帳票を使っていたのですが、余分な開発をせずにExcel帳票がそのまま電子帳票におきかわるのは、日立の製品だけでした」

　「まずはシステムに馴染んでもらうことから始めました。SOX法対象外の電子化しやすい帳票からワークフローシステムへシフトしていき、申請・承認の仕組みを見直すとともにシステムのベースづくりを行いました。 SOX法対象外からシステム化したのは、いったん紙書類でOKが出たものが、途中で電子化することで監査しなおされることを避けるためです。
　初めにSOX法対象外の業務でシステム化の体制を確立し、その次の段階で、ノウハウを活かしてSOX法監査にOKが出たものに導入する、という考え方ですね。実際、今年10月の監査で社内体制にOKが出たので、SOX法の対象になるものに随時着手し始めています」

　「第2段階では、社員の誰もが対象となる交通費清算や経費出庫申請関係、広告宣伝費申請、それと、営業部門のオーダーエントリー。それに、CD店などからの新譜の発注追加や旧版の注文といった、本社処理分のオーダー申請書類の申請書類も含めましたが、これも紙書類と変わらないデザインだったため、違和感なくスムーズに浸透していきました。
　ひとつのCDを売るためだけでもおびただしい書類があり、まずは可視化・自己管理化を図りました。
　日立にサポートをしてもらいながら、あくまで『自分たちが使いやすいものを自分たちでつくった』という点は強調したいですね（笑）」

　「現在は、申請書をシステム上で作成・回覧し、回覧終了・承認まで一貫して済ませることができます。また、オプション機能により最終データをPDFファイルにして保存用ファイルサーバにストックしています。このワークフローの導入によって、次のような様々な効果を実現できました」

　「今後は、経費清算の結果をロンドンのデータセンタに送り、ERPの財務会計システムに取り込むなど、データ連携を開始する準備をしています」
　「音楽業界は正に“タイム・イズ・マネー”の世界。デジタル化が進み、タイムリーに音楽コンテンツを世に出していかなければなりません。時間が勝負なだけにスピーディーさが絶対条件であり、様々な契約に関わるあらゆる申請業務をワークフローシステムでスピードアップしていきたいですね。そのためにも、ユーザー自身にExcelで必要な帳票のレイアウトを作ってもらい、それをシステム化していく予定です」

　「2006年2月の導入以来、スムーズな進展と、ごく早い段階での効果を達成することができたのは、その前年の製品選定段階から各部門のキーマンたちから成るワークフロープロジェクトを結成したからです。 製品選定から一緒に検討を進め、システム化における課題を見つけ出し、それをクリアするためのシステム改善を進めるといった『使いやすさを自分たちで考える』ことで、『このシステムは自分たちがつくったものだ』という意識が自然と醸成されていきましたし、社員の側でも『身近にいるあの人が選定したんだ』という意識がありました。 これによって、システムの利用に勢いが付いたことは間違いありません」
　「提供元である日立には、音楽業界ならではの独自の組織やスタッフなど、我々の要望にお付き合いいただき、使いやすいソリューションを提供してもらい、感謝しています。今のところ、監査を受けるに当たっては、データをすべてプリントアウトする手間が、少々面倒ですね。今後、電子ファイルでの対応がOKになればそれも解決します」