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業務の自動化・効率化などによる業務改革に取り組む企業は増加しており、取り組みが成功し、業務改革をどんどん進めていく企業がある一方で、どこから手をつければよいかわからない、自動化や効率化を試みたものの当初想定したような効果を出せずに頓挫している、といった企業も少なくありません。

業務の自動化・効率化への取り組みが
なかなか進まない理由

業務を自動化・効率化することは、業務の改革につながるだけでなく、残業時間の削減やテレワーク・リモートワークの推進といった働き方改革も後押しします。メリットが明らかであるにもかかわらず、取り組みが進まない、うまくいかない要因はどこにあるのでしょう。

  • 業務の実態を
    把握できていない
  • 業務の実態を把握できていない
  • 自動化しやすい業務か
    どうかを見極められていない
  • 自動化しやすい業務かどうかを見極められていない
  • 効果を具体的に示せるか
    どうかを重視していない
  • 効果を具体的に示せるかどうかを重視していない

業務の実態を把握できていない

業務の実態を把握しないまま自動化を進めると、実際の業務で利用できない、利用できても一部分だけなど、「業務の自動化は使えない」という評価につながり、結果として頓挫してしまいます。
業務の実態を把握することはとても困難です。手順書やマニュアルがない場合、担当者にヒアリングして手順書を整備するところから始めるのが一般的ですが、業務ヒアリングには時間がかかり、ヒアリングをする方もされる方も負担が増えるため、なかなか進みません。
手順書やマニュアルがあったとしても、メンテナンスされていなかったり、明文化されていない作業があるなど、業務の実態と合っていないと、自動化を検討するための情報としては不十分です。

業務の実態を把握できていない

自動化しやすい業務かどうかを見極められていない

自動化・効率化を推進しやすい業務を見極められずに検討に時間をかけすぎると、「業務の自動化は負担が増えただけ」になり、関係者の協力を得られず、推進が難しくなってしまいます。
これまで人が行っていた業務を、そのまま自動化できるとは限りません。人の判断を必要とする業務を含めて自動化しようとすると、自動化の難易度が高くなってしまうため、自動化の実現になかなかたどりつけません。

ロジックが複雑,属人的で基準が曖昧,複雑な承認を伴う

効果を具体的に示せるかどうかを重視していない

自動化・効率化の効果を数値化し、定量的に示せないと、関係者の理解や協力を得られず、計画を進められなくなります。
業務が楽になる、業務の効率が上がる、なんとかひとりでもできるようになる、といった主観的な効果は、数値化するのが難しく、効果の有無や程度が伝わりません。効果を具体的に示せないと、計画の推進が危ぶまれる状況になってしまいます。

効果を具体的に示せるかどうかを重視していない

業務の見える化から始める
自動化・効率化への取り組み

業務を自動化・効率化するには、「業務の見える化」「業務の自動化」「業務自動化の効果測定」で、ポイントを押さえて取り組むことが重要です。

  • 業務の見える化
  • 業務の自動化
  • 業務自動化の効果測定

業務の見える化

実際に行っている業務内容を効率的に見える化する

業務の見える化の工程に時間をかけすぎてしまうと、業務の自動化がなかなか進まなくなります。業務の内容や手順を簡単に記録できる、操作ログの記録ツールや画面録画ツールを利用するなど、業務内容の確認や手順書整備を効率化することが重要です。

マニュアルや手順書と実際の業務内容が合っているかを検証する

マニュアルや手順書があっても、人の知識や経験で行っているところは明文化されていないケースがあります。業務の自動化を検討するにあたっては、マニュアルや手順書の内容が実際の業務の内容と一致しているかを改めて検証しておくことが不可欠です。

業務の見える化

業務の自動化

自動化しやすい「定型業務」に絞って自動化を検討する

見える化できた業務の中から、パターンがある程度決まっている定型業務に絞って、自動化の検討を始めることが重要です。1つの業務の中に、定型業務と人の判断が必要な非定型業務が混在していることもあります。その場合、非定型業務の部分は手順書に従って実施する、定型業務の部分は自動化する、と切り分けることにより、手順書と自動化とを組み合わせて、業務全体としての効率化を実現するところから始めます。

業務の自動化

安易に独自開発を行わない

業務を自動化する場合、業務変更への対応やセキュリティ対策まで含めて考える必要があります。また、業務の自動化は、一部の業務だけ実施して終わりではなく、適用範囲を広げ、全社的な業務改革につなげていくことを視野に入れて取り組むべきです。安易な独自開発で、だれもメンテナンスできなくなる、全社的な規模の自動化に耐えられないということにならないよう、留意する必要があります。
実績豊富な市販のツールを活用するという選択肢も含め、業務の自動化を全社に展開していくことを念頭において取り組む必要があります。

業務自動化の効果測定

自動化による効果を数値化する

関係者の理解や協力を得るためには、自動化によって見込める効果を数値化し、定量的に示す必要があります。人が作業する場合の作業時間を手順ごとに細分化して記録し、どの手順の自動化によってどのくらいの時間削減が見込めるかを算出します。作業の内訳や作業時間を計測できるツールを活用して、常日頃から作業時間を計測できるようにしておくと、効果の算出も容易です。

業務自動化の効果測定

効果測定を効率化することを検討する

効果測定は、業務の自動化後に一度やって終わりというわけではありません。業務を自動化した後も継続的に傾向を見て改善していく必要があります。効果測定のための情報収集や分析なども業務の1つになるため、これらの業務が負担にならないための工夫も不可欠です。
業務の実行回数やかかった時間を自動的に集計できるようにしておく、推移や傾向、どのくらい変化があったかを簡単に確認できるツールを活用するなど、効果測定を効率化して、業務自動化の効果を常に把握できるようにしておくことも重要です。

まとめ

業務を自動化・効率化し、業務改革を成功させるには、「業務の見える化」「業務の自動化」「業務自動化の効果測定」のポイントを押さえた取り組みが必要です。また、業務の自動化・効率化は、一度やったらおしまいにするのではなく、継続して改善や見直しを行っていくことが不可欠です。業務の改善や見直しを継続するための体制や取り組みを定着させやすくするツールの整備など、実現するための仕組みづくりを含めて検討していくことが重要です。

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