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トレーサビリティ・RFIDソリューション

導入事例:千葉県信用保証協会 京都信用保証協会

千葉県信用保証協会と京都信用保証協会で ICタグを活用した「保証書類管理システム」が稼働

個人情報などが記載された重要書類の厳格な管理は、企業や組織において大きな課題です。そこで中小企業者向け融資の公的保証を行う千葉県信用保証協会と京都信用保証協会は、 日立のICタグ「μ-Chip」Nモデル積層ラベル(*1)を活用した「保証書類管理システム」を導入。密集した状態の書類情報をすばやく読み取ることで、 書類管理のセキュリティ強化と棚卸し作業などの大幅な効率化を実現しました。なお、本システムは静岡県信用保証協会にも採用されており、 順次他の信用保証協会にも導入予定です。

*1
書類や図書などの用途向けにアンテナ形状を従来のICタグから変更させることにより、約1〜2mm間隔で積み重ねても同時に読み取ることが可能なICタグ(日立化成工業株式会社製)
導入された製品、ソリューション
重要書類管理ソリューション

事例1/千葉県信用保証協会

[写真]千葉県信用保証協会 保証第一部 保証事務課 課長 宮崎 康之 氏

[写真]千葉県信用保証協会 業務企画部 部長 比企 真 氏

各都道府県と大都市を中心に全国で52を数える信用保証協会は、中小企業者などが金融機関から事業資金の融資を受ける際、公的な保証人となって金融の円滑化を図ることを目的に設立された、信用保証協会法に基づく認可法人です。その中で、千葉市と松戸市に拠点を持つ千葉県信用保証協会は、事業の継続的な発展や経営改善のための各種相談・支援策なども積極的に展開する「顔の見える保証協会」を行動理念としています。

同協会では従来、申込書や稟議書といった保証関係書類を人手で管理してきましたが、個人情報保護の強化と書庫スペー スの有効活用を図るため、日立と株式会社日立ソリューションズが共同開発したICタグを活用した「保証書類管理システム」をファーストユーザーとして導入しました。

[写真]棚卸しも書庫に入れたままでOK
棚卸しも書庫に入れたままでOK

「ファイルは通常、書庫内でお客さま番号順に格納されていますが、金融機関からの問い合わせなどで頻繁に中身を参照するため、入出庫の手続きや、書類がそろっているかの確認作業、年間約4万件の完済書類を書庫から間違いなく抜き取る作業などが大きな負担となっていました。抜き取った後の書庫スペースにむだが生じていたことも悩みの1つで、こうした課題の解決と、個人情報のセキュリティ強化を目的に、ICタグを利用した複数の書類管理システムを検討しました。その結果、薄い書類が密集した状態でも一括で読み取れ、運用管理が非常に容易な日立さんのシステムが最も優れていると判断したのです」と業務企画部部長の比企 真氏はその経緯を振り返ります。

導入にあたって日立グループは、信用保証業務独自の書類運用に合わせた機能をカスタマイズするとともに、保証協会共同システム「COMMONシステム」(*2)と連携した保証関係情報の取得などを実施。1〜2mm間隔で積み重ねても同時に読み取れるICタグ「μ-Chip」Nモデル積層ラベルを約26万枚の保証関係書類に貼付し、保証書類管理システムの実運用をスタートさせました。

「新システムでは出庫時に、誰が・いつ・どの書類を持ち出したかのログを取得できるため、セキュリティが大幅に向上しました。 入庫時も書類の全数チェックで混入や不足を瞬時に確認でき、以前のようにほかの書類が紛れ込むおそれや、所在不明になった書類を探し出すような手間もなくなりました。完済書類の抜き出し時にも目的書類を確実にチェックできるので誤廃棄の心配がありません。さらに日立さんには、ターミナルデジット方式(*3)に対応する開発も行っていただき、運用負担の軽減と 書庫スペースの有効活用が実現できました」と、保証第一部 保証事務課 課長で中小企業診断士の宮崎 康之氏は喜びます。棚卸しも週末の2日間で可能となる試算が出ているため、同協会は今後、ICタグの適用範囲を拡大することも検討し、さらなる事務効率の向上を図っていく予定です。

[図]保証書類管理システムの概要
保証書類管理システムの概要

*2
信用保証事業の持続的な発展を図ることを目的としたコンピュータ共同システムで、2007年5月に稼働し、2012年3月末時点で全国26の信用保証協会で利用されている
*3
ファイルを識別する顧客番号の末尾3桁をカラー表示する管理方式

事例2/京都信用保証協会

[写真]京都信用保証協会 管理部 管理業務課 課長 三輪 浩司 氏

[写真]京都信用保証協会 業務部 保証推進室保証業務課 課長 川口 英之 氏

[写真]京都信用保証協会 総務部 次長 上原 裕史 氏

京都府内に5つの拠点を持つ京都信用保証協会は、中小企業の資金調達に加え、企業再生と経営支援にも注力し、数多く の企業再生を成功させている協会です。同協会も千葉県信用保証協会と同様、金庫に納めた膨大な保証関係書類の管理強化に頭を悩ませていましたが、複数候補から最終的に選んだのが日立のICタグを活用した「保証書類管理システム」でした。

[写真]入出庫時には全数チェックで書類の混在等を排除
入出庫時には全数チェックで書類の混在等を排除

「大量に重なった書類のICタグを高速に読み取る精度、ファイルを引き出す必要のない棚卸し作業の簡便さを高く評価しました」と総務部 次長の上原 裕史氏は語ります。導入に際して同協会では、保証申込書や稟議書だけでなく、条件変更書類や求償権の書類など、協会業務全般にわたる保証関係書類約26万枚にICタグを貼付。その理由を業務部 保証推進室保証業務課 課長の川口 英之氏は、「条件変更関係や求償権関係の書類も、お客さまの個人情報が納められている重要書類であることに違いはありません。そこですべての書類にICタグを貼付することで、より厳正な管理を実現しようと考えました」と説明します。

[写真]「μ-Chip」Nモデル積層ラベルへの情報登録
「μ-Chip」Nモデル積層ラベルへの情報登録

システム導入の効果として、「万一書類 が紛れ込んでも、ハンディリーダーで棚をなぞればすばやく発見できる捜索機能が便利です」と上原氏は続けます。管理部管理業務課 課長の三輪 浩司氏も、「私たちが管理する求償権関係書類は保証申込関係の書類に比べ、出し入れが頻繁ではありません。しかしICタグの貼付で職員が従来以上に書類を慎重に扱う意識を持つようになり、コンプライアンスの向上に確実に寄与していることがわかります」と語ります。

今後は書類と職員証を連携させ、モノと人の移動を同時にトレースする仕組み作りなどにも挑戦していきたいと意気込みを語 る皆さま。その期待に応えるため、日立はこれからもICタグを活用した文書管理システムとICタグ関連製品のさらなる機能強化や操作性の向上を図り、幅広い業務分野のお客さまに最適なシス テムを提案していきます。

[お客さまプロフィール]千葉県信用保証協会

千葉県信用保証協会

[本店]千葉県千葉市中央区中央4-17-8 千葉県自治会館内
[設立]1949年4月22日
[基本財産]327億円(2012年3月31日現在)
[役職員数]171名(2012年3月31日現在)
[事業内容]
中小企業が金融機関から事業資金を借り入れる時、公的な保証人となり金融の円滑化を図る。千葉県内の中小企業に対して金融上の強力な「保証人」となり、金融機関から融資を受けやすくする

[お客さまプロフィール]京都信用保証協会

京都信用保証協会

[本店]京都府京都市右京区西院東中水町17 京都府中小企業会館内
[設立]1939年4月27日
[基本財産]396億円(2012年3月31日現在)
[役職員数]174名(2012年3月31日現在)
[事業内容]
中小企業が金融機関から事業資金を借り入れる時、公的な保証人となり金融の円滑化を図る。地域に密着した信用保証協会として、関係機関と連携し、金融と経営の総合的サービスの推進を図っている

特記事項

  • 2013年2月19日掲載
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
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