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Hitachi

OCRとイメージスキャナ

日立のOCRシステムで
入学志願票のデータエントリーを大幅に高速化

いま日本の大学では、少子化にともなう競争激化を背景に、学校運営のスピード化や事務コストの削減が大きな課題となっています。
そこで日本最大の学生数を誇る学校法人日本大学(以下、日本大学)は、 入学志願票処理業務に日立の卓上型OCR*1スキャナ「HT-4139モデル」を導入。
願書のデータエントリー処理時間を従来の約7倍にスピードアップし、 事務効率と作業品質の向上によるトータルコストの最適化を実現しました。

*1
Optical Character Reader:光学式文字読取装置

約9万件の願書を入試センターでトータルに処理

 2019(平成31)年に創立130周年を迎える日本大学は、「自主創造」の気風に満ちた人材育成をめざすため、さまざまな学問分野に対応する14学部87学科を擁し、各学部それぞれが個性的な学びを提供しています。 在校生は学部生のみで約6万8,000人、卒業生は107万人を超え、企業や自治体のみならず、政・財界、文化、スポーツ、芸能など多種多様な分野で活躍しています。

写真:中村 好延氏
学校法人日本大学
本部
学務部
入学課 課長
中村 好延氏

写真:渡辺 和樹氏
学校法人日本大学
本部
総合学術情報センター 情報事務局
情報推進課
渡辺 和樹氏

 「本学への入学志願者は毎年併願も含めると延べ9万人前後の志願者数があります。 長年にわたり、こうした志願票や受験料の受付処理は各学部ごとに行っていましたが、複数学部・学科を受験する志願者の利便性を考慮して、平成20年度入試から新たに入試センターという組織を立ち上げ、志願票を一括して受け付ける入試改革を行いました。 その際に初めて導入したのがデータエントリーと顔写真の切り出しを行うOCRシステムでした」と語るのは、本部 学務部 入学課 課長の中村 好延氏です。

 入試センターの志願票処理業務では、OCRによって抽出されたデータをオペレーターがPC画面でチェックしながらバックエンドのエントリーシステムに展開し、受験票を印刷・発送する流れとなっています。

 しかし、運用を重ねる中で、いくつかの課題が出てきました。 日本大学のIT基盤運用を担う総合学術情報センター 情報事務局 情報推進課の渡辺 和樹氏は「入試センターでは志願票を50枚単位で一括スキャンし、後工程に回す運用を行っています。 最初に導入したOCRシステムは、手書き文字の認識テキストと写真の切り出し画像を抽出するのに20分ほどかかっていましたが、限られた時間内で大量の受付処理を行うにはスピードが足りず、毎日夜10時から11時過ぎまでの残業が常態化していました。 読み取りエラーが多発するのも悩みの種でしたので、システム更改のタイミングで、より能力と精度の高いOCRシステムを導入しようと考えたのです」と説明します。

読み取りデータ化のスピードが従来の約7倍に

 各社のOCRスキャナと、ソリューションベンダーの読み取りソフトウェアを組み合わせた4提案の中から、日本大学はOCRスキャナ「HT-4139モデル」とOCRソフトウェア「Friendly-OCR」を組み合わせたオール日立のシステムを選定しました。

写真:吉田 清氏
学校法人日本大学
本部
総合学術情報センター 情報事務局
情報推進課 課長
吉田 清氏

 「実機検証では、両面印刷の志願票を50枚読み取るスピードと、認識したテキストデータと写真を切り出し、後工程のエントリーシステムへ渡すまでの実運用テストを行いました。 その結果、どちらも他のシステムより速かったのが日立さんのシステムでした」と語るのは、総合学術情報センター 情報事務局 情報推進課 課長の吉田 清氏です。 「マシン単体で見れば同程度のスピードを出す機種もありましたが、本校の運用に合わせたソフトウェア処理を行うと、とたんにスピードが遅くなり、従来と同じ15〜20分程度の時間がかかりました。一方、日立さんのシステムは7倍近いスピードの3分で処理が終了します。 その違いは明らかでした」と吉田氏は続けます。 この結果をふまえ、日本大学は従来6台で運用していたOCRスキャナの数を、「HT-4139モデル」4台に減らしても余裕をもって運用できると判断し、ハードウェア導入コストを低減することに成功しました。

 日立は、事務処理のワークフローを最大限に効率化するため、既存のエントリーシステムとの連携性を重視したソフトウェアのチューニングを実施。 オペレーター画面に送られる顔写真の画像サイズも軽くすることで、レスポンスのいい作業環境を構築し、平成25年度入試から、新しい入学志願票スキャンシステムの稼働をスタートさせました。

むだな空き時間がなくなり作業効率が向上

写真:池野 公章氏
学校法人日本大学
本部
学務部
入学課 課長補佐
池野 公章氏

 入試センターでは現在、手書きの紙志願票と、Web上で記入・印刷されたWeb願書それぞれ50枚一束のロットを1日あたり最大約80ロット4,000枚を処理しています。 従来は、送られてきた封筒を開封して出願書類をチェックする前作業と、OCRでのデータ化作業、そのデータをオペレーターがチェックしてエントリーシステムへ格納する作業の中で、データ化作業の遅さがボトルネックとなり、「どうしても日々何回かは前後の作業を中断せざるを得ませんでした」と、本部 学務部 入学課 課長補佐の池野公章氏は振り返ります。

 「いくら前処理が進んでも、OCRで処理できなければ机の上に未処理の志願票がたまっていく一方です。 こうなるとスタッフは一時的に手を止めるしかありません。 オペレーターもOCRからの処理データがこなければ作業ができず、むだな空き時間が発生していたのです。 しかし新システムでは、そうしたペース配分で悩むことがなくなりました。 OCRの処理スピードが飛躍的に速くなったことで、すべての作業がスムーズに流れるサイクルが確立したからです。 繁忙期には深夜までかかっていた作業も今では19時頃には終わり、残業も少なくなりました」と池野氏は笑顔を見せます。

 「認識エラーも大幅に低減しました。特にWeb願書ではこれまで、各家庭で印刷する際の紙質や印字精度の違いで読み取りエラーが多発していましたが、日立さんのOCRでは、ほぼノントラブルで読み取れます」と語る渡辺氏。 吉田氏も「作業するスタッフやオペレーターの人数は変わりませんが、トータルでの作業時間が減ったので、人件費の抑制にもつながっています」と語っています。

日本最大級となる統一入試「N方式」を新設

 日本大学は2014(平成26)年2月1日の一般入試から、日本最大級となる統一入試「N方式」を新設します。 これは9学部と短期大学部の計48学科が全国主要都市の試験場において、同一試験日、同一問題で統一入試を実施するもので、複数の学部・学科の併願や、同一学部内の複数学科の併願が可能となるほか、併願した場合は2学科目から入学検定料が1学科につき一律2万円割引となるなど、受験生の体力的・経済的な負担を減らす試みとして大きな注目を集めています。

 「今後はWebでの出願が主流になってくるほか、N方式のような新しい制度が立ち上がったりと、入学志願票処理業務でも大きな変化が起きてくるでしょう。 日立さんには、そういった環境変化にも柔軟かつスピーディに対応していただけるよう、継続的な支援をお願いしたいと思います」と語る中村氏。 その期待に応えるため、これからも日立は、日本大学のOCRシステムのさらなる精度向上と機能強化を進める一方、同様の課題を持つ他大学に対しても高付加価値なソリューションを提案していきます。

写真:日本大学に導入されたOCRシステム
日本大学に導入されたOCRシステム

[お客様プロフィール] 株式会社 学校法人日本大学

学校法人日本大学

[所在地]
東京都千代田区九段南4-8-24
[設立] 1889年10月
[学生数] 75,592名(学部・短大のみ/2013年5月1日現在)
[教職員数] 4,403名(学部・短大のみ/2013年5月1日現在)
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ソリューション

お問い合わせ

本件に関する詳細など、お問い合わせは下記までご連絡ください。

  • * お問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリングが承っております。
    上記リンクをクリックすると、株式会社日立情報通信エンジニアリングの「OCRソリューションサービスに関するお問い合わせ」ページへ進みます。

特記事項

  • 2013年11月「はいたっく」掲載
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
  • * 本サイトで紹介しておりますソリューションについてのお問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリング イメージソリューションセンタ(営業統括本部 販売推進センタ)が承っております。掲載団体への直接のお問い合わせはご遠慮願います。
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