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Hitachi

OCRとイメージスキャナ

文字とQRコードのデータ化により
補助金申込業務を大幅に効率化

紙帳票をベースとした大量のデータ入力業務では、 人件費などのコスト削減とともに、入力精度や処理スピードの向上が大きな課題となっています。
そこで、家庭用燃料電池「エネファーム」の普及促進を担う 一般社団法人 燃料電池普及促進協会(以下、燃料電池普及促進協会)は、 エネファーム導入支援のための補助金申込書の入力業務に日立の小型OCR*1スキャナ「HT-4161モデル」を導入。
QRコード化されたデータや文字の高精度な読み取りと既存システムとのシームレスな連携により、 急増する申請処理の迅速化とコスト低減を実現しました。

*1
Optical Character Reader

導入加速に向け補助金事業が拡大

 燃料電池普及促進協会は、日本発の次世代エネルギーシステムとして注目される家庭用燃料電池「エネファーム」の関連業界(製造メーカー、エネルギー企業など)が一体となり、2008年12月に設立された団体です。 燃料電池普及促進協会は燃料電池の普及促進を図ることで、地球温暖化の抑制やエネルギーの有効活用に貢献することを目的としており、エネファーム設置者(個人・法人・組合・団体など)に対する経済産業省の補助金申請業務も引き受けています。

写真:大竹 達也氏
一般社団法人
燃料電池普及促進協会
事業部長
大竹 達也氏

 「2009年から販売が開始されたエネファームは、都市ガスやLPガスから取り出した水素と空気中の酸素を化学反応させ、家庭内で電気を作り出すコジェネレーションシステムです。 発電の際に発生する熱を給湯に利用するためエネルギーをフル活用でき、CO2削減や地球環境の資源保全に大きく貢献できるのが特長です」と説明するのは、事業部長を務める大竹 達也氏です。 エネファームは現在までに全国で約4万台が導入されていますが、国は普及をさらに加速させるため、年度ごとに購入費用の一部を負担する補助金制度を設けてきました。

 「補助金は平成21〜22年度それぞれで約5,000台、平成23年度は18,000台ほどが対象となり、平成24年度は約15,000台に加えて12月からは53,000台もの予算をいただいています。 この間われわれは、お客さまからの補助金申し込みを審査する際、書類に記入されたデータを手入力でシステムに移行してきましたが、対象数が年々拡大するにつれ、人手だけでは対応しきれない状況となってきました。 そこでデータ入力を効率化するための仕組み作りに着手したのです」と大竹氏は語ります。

QRコード対応と既存システムとの連携容易性がポイントに

 当初はWebからの電子申請も検討されましたが、申請者の申し込み意思確認をより厳格化するため、書類に押印する印鑑を「認め印」から「実印と印鑑証明書の添付」へと変えたことで、引き続き紙ベースでの書類提出が必須となり、申込書の記載内容をOCRでデータ化する方法が選ばれました。

写真:渡辺 誠氏
一般社団法人
燃料電池普及促進協会
補助金事業部
グループマネージャー
渡辺 誠氏

 「新システムの導入にあたっては、データ入力業務の効率化だけでなく、入力内容のチェック作業も省力化したいという思いがありました。 従来は内容に記入もれなどがあると、そのつど、お客さまに電話で確認を行うなど、時間的にも労力的にも負担が大きかったからです。 そこで、WebからダウンロードするExcel®ベースの申込書に入力後、印刷ボタンをクリックすると、マクロ機能で記入もれやミスを指摘するとともに、問題がなければ入力内容をQRコード化して印刷できる仕組みを実装しました。 これにより申請者は記入もれのない申込書を印刷できますし、われわれも印刷されたQRコードをOCRで読み取ることで、入力チェックの省力化が図れると考えたのです」と振り返るのは、新システムの導入を担当した補助金事業部 グループマネージャーの渡辺 誠氏です。 このためOCRの選定にあたっては文字認識の精度はもちろん、QRコードへの対応や処理スピードの速さ、既存システムとの連携容易性などが重要なポイントとなりました。

 「いくつかのOCRをテストした結果、われわれの要望を満たすものとして選定したのがHT-4161でした。 基本性能の確かさとともに、帳票に番号を印字するナンバリング機能がついていたこと、申込書の形式にとらわれないチェックマークもきちんと読み取れる機能などが他社にはない特長で、既存業務との親和性が高いと判断したからです」と渡辺氏は説明します。

入力業務の省力化とスピード化に貢献

 燃料電池普及促進協会が導入した日立の「HT-4161モデル」は、高性能なカラーコンタクトイメージセンサーや高速なデータ転送が可能なUSB3.0インタフェースの採用などにより、帳票の読み取り速度を大幅に高めた小型OCRスキャナです。 特長の1つとして、処理の済んだ帳票に番号や処理日付などを印字し、処理済み帳票の重複処理を防ぐナンバリング機能を備えており、この番号と読み取ったデータを同じ番号で管理することで、既存システムへのデータ入力をシームレスに実現することが可能となりました。

 「お客さまがどのような形式で申込書を郵送されても、われわれは適切に受理する体制を整備したいと考えています。 そのため、ご自宅のプリンターでQRコードまで印字していただいたものについては内容チェックを省いたデータ化、記入した帳票をプリントアウトしたものは文字認識でデータ化した後に内容チェックというように振り分けてOCRを活用しています」と渡辺氏は語ります。 また本当の意味での“手書き”書類については従来どおりの手入力で対応していますが、その比率は徐々に少なくなっており、多くがOCRでシステム化できるようになっているとのこと。 このため2013年1月の導入以来、すでに1万件以上の申込書が新システムで処理されており、入力業務の省力化とスピード化、審査期間の短縮化に大きく貢献しています。

OCRの適用範囲をさらに拡大

写真:和田 知憲氏
一般社団法人
燃料電池普及促進協会
補助金事業部
受付発送グループ
和田 知憲氏

 現場での入力業務を管理している補助金事業部 受付発送グループの和田 知憲氏は、「HT-4161は筐体がコンパクトで設置場所に困らないのがうれしいですね。 稼働時の音も支障を感じないレベルでストレスなく業務がこなせています。 並行稼働によるスピード化と万一の故障に備えて2台を導入しましたが、現在までトラブルなく運用できており、非常に助かっています」と、その基本性能と信頼性を高く評価します。

 渡辺氏も、「もともとこの申込書はボールペンなどの手書き用に作った書式を、そのままExcel®シート化して使い続けてきたもので、今回のOCR導入に際しても、読み取りに最適化された書式にはなっていませんでした。 それに対し日立さんは、細かなパラメータ設定で、従来フォーマットのまま確実に読み取れるようにしてくださり、既存システムとの連携にも柔軟に対応してくださいました。 これによりわれわれも既存の業務フローを変えることなく、そのまま業務の効率化とスピード化を図ることができ、本当に感謝しています」と笑顔を見せます。

 燃料電池普及促進協会では、申し込みを受理された申請者が、実際にエネファームの設置工事完了後に提出する「補助金交付申請書」についても、同様にOCRを活用したシステム化を進め、一連の業務をさらに効率化、スピード化していく予定です。

 環境立国の実現をめざし、日本全国の家庭に最先端クラスのエネルギーシステムの普及促進を進める燃料電池普及促進協会。 その効率的な業務展開を支えるため、これからも日立は高機能OCRと各種システムを連携させた高付加価値なソリューションを提案していきます。

写真:小型OCRスキャナ「HT-4161モデル」の利用風景
小型OCRスキャナ「HT-4161モデル」の利用風景

[お客様プロフィール] 一般社団法人 燃料電池普及促進協会

一般社団法人 燃料電池普及促進協会

[所在地]
東京都港区虎ノ門3-11-15 SVAX TTビル7階
[設立] 2008年12月17日
[事業内要]
燃料電池の普及促進に関する導入支援、調査 および研究、広報など。
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ソリューション

お問い合わせ

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  • * お問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリングが承っております。
    上記リンクをクリックすると、株式会社日立情報通信エンジニアリングの「OCRソリューションサービスに関するお問い合わせ」ページへ進みます。

特記事項

  • 2013年6月「はいたっく」掲載
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
  • * 本サイトで紹介しておりますソリューションについてのお問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリング イメージソリューションセンタ(営業統括本部 販売推進センタ)が承っております。掲載団体への直接のお問い合わせはご遠慮願います。
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