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Hitachi

OCRとイメージスキャナ

紙帳票をイメージデータ化し
効率的な業務プロセスと個人情報保護を実現

通信教育事業や出版音楽事業を幅広く展開する株式会社 ユーキャン(以下、ユーキャン)は、 日々寄せられる案内請求書や申込書などの帳票を日立ドキュメントスキャナ「HT-4139U」でイメージデータ化することで、 帳票の搬送時間に影響されない効率的な業務プロセスと、外部に帳票を持ち出さないことによる個人情報保護の両立を実現。 お客さま満足のさらなる向上に向けたシステム基盤を整備しました。

案内請求書や申込書の入力業務に課題が

 東京・高田馬場に本社を構えるユーキャンは「学ぶよろこびをあなたに」をキャッチフレーズに、行政書士や医療事務などの資格講座から、ボールペン字、TOEICなどの趣味、実用講座まで、160もの通信教育講座を提供。 書籍/雑誌やCD/DVDなどの映像/音楽ソフトを制作する出版音楽事業でも多くのヒット商品を生み出しており、テレビや新聞、雑誌などに講座や書籍/CDの広告を掲載し、お客さまから直接注文を取るというダイレクトマーケティングを通じた戦略的なビジネスを展開しています。

 同社はこれまで、日々寄せられる膨大な数の案内請求書や申込書を業務部が一括して受け付け、その入力作業を外部の協力会社に委託する業務運用を行ってきました。 こうした帳票の仕分けから協力会社への搬送・入力まで、すべてが人手に頼った作業でしたが、そこに2009年から新たに投入されたのが、日立のドキュメントスキャナ「HT-4139」でした。

写真:安蒜 一良氏
株式会社 ユーキャン
業務部 部長
安蒜 一良氏

 「当社では案内資料の請求や申し込みはWeb経由と紙ベースの2種類があり、それぞれ半々程度の比率となっています。 Webからの依頼は直接システムに情報が入りますが、紙に関しては書かれた内容やチェック項目を協力会社のオペレーターさんが手入力する作業が発生します。 そこで協力会社が入力しやすいよう、案内請求書や申込書を独自の基準に沿って仕分け、住所や記入ミスなどの不備を補う前準備を行うのが、われわれ業務部の仕事となります。 以前は、仕分けした案内請求書や申込書を協力会社に専用の定期便で送るため、毎日正午までに作業を終えなければならない制限がありました。 しかし、受付枚数が増えるにつれ、締め切り時間に間に合わせるため検品の不十分なものなどが発生するケースが起こってきました。 また、お客さまが記入された帳票の現物を搬送するため、万一交通事故や盗難などが起こると、個人情報が漏れる心配もあります。 そこで当社の業務に詳しい日本NCRサービスさんに相談したところ、イメージスキャナを使った帳票の電子化と、それに伴う業務プロセスの最適化を提案してくださったのです」と業務部 部長の安蒜 一良氏は経緯を説明します。

帳票をイメージ化して入力先に伝送する新形態

写真:業務部オフィスでの仕分け作業の様子
業務部オフィスでの仕分け作業の様子

 幅広いIT機器のマルチベンダーサービスで定評のある日本NCRサービス株式会社(以下、日本NCRサービス)は、ユーキャンの業務課題と要件を詳細に検討したうえで、帳票をデジタルデータへと変換し、協力会社にイメージ伝送するアイデアを提案。 これにより、搬送時間に影響されない作業時間の延長や効率的な業務プロセスを実現するとともに、帳票の外部持ち出しに伴う紛失や破損のリスクを解消することが可能となりました。 そして膨大な帳票を限られた時間内で高品質にイメージ化するためのツールとして日本NCRサービスが推薦したのが、高信頼・高性能が特長の日立ドキュメントスキャナ「HT-4139U」でした。

 2009年11月から本番稼働を開始した「イメージ伝送システム」では、従来どおりに仕分けされた案内請求書や申込書の帳票をHT-4139Uによってスピーディにイメージ化。 そのデータをIPネットワークで協力会社に送信し、オペレーターは画像を見ながらデータ入力を行う仕組みが構築されました。

 「イメージ伝送システムのおかげで、業務プロセスを最適化できるようになったのが最もうれしい効果です。 従来は締め切り時間が決まっているため、絶対量が少なくても、いちばん負荷のかかる作業に多くの人員を配置しなければならず、作業にむだが生じていました。 しかし今では仕分け・修正が終わったものから順次イメージ化して分割送信できるため、効率的な人員配置のもと、午後まで作業を続けられる余裕が生まれました。 またイメージ化によって帳票は社内に置いたままなので、お客さまの個人情報が物理的に漏れる心配もなくなったのです」と安蒜氏は評価します。

 安蒜氏によれば、業務部に集まる帳票は大規模な新聞広告を打ったあとや、営業のピークとなる1〜2月には日々3万枚に達する日もあるとのことです。 そのうち、イメージ伝送の業務に適した約6割がHT-4139Uで処理されていますが、サイズや形状の違いで数十種類もある帳票を混在しても問題なく読み取れるため、作業の効率化とスピードアップ化に大きく貢献しています。

 そして2011年11月には2台目のHT-4139Uが導入され、同時に2台のイメージ化運用が行われる形となりました。

 「受付枚数の増加に対応するため、もう1台増設しました。パラレルで動かすことでスキャニングの時間が短縮されますし、万一1台が故障しても業務をストップさせる心配がなくなりました。 実際には導入以来、一度もシステムトラブルはないですし、スキャンした画像データの品質にも満足しています」と笑顔で語る安蒜氏。 チラシなどから剥がして使う、裏面にノリがついたタイプの案内請求ハガキでは、二重送りされるケースもあるそうですが、「読み込む際、1枚1枚の帳票に通し番号が印字されますし、読み込みエラーがあれば別々の排出先に排出されますので見逃す心配はありません。 操作画面も修正用画面も非常に使いやすくできており、オペレーターに特別な教育を行う必要もありませんでした。 また日立さんのソフトウェアは当社の運用に合わせていろいろカスタマイズできる点も非常に助かっています」と安蒜氏は語ります。

写真:業務部オフィスでは日々「HT-4139」と「HT-4139U」が2台同時に稼働している
業務部オフィスでは日々「HT-4139」と「HT-4139U」が2台同時に稼働している。
1台あたりの処理量はハガキベースで1時間約3,000枚。パラレルで最大6,000枚の原票をスキャニングできる

いずれは仕分け・修正作業もシステム化したい

 業務部が扱う案内請求書や申込書の帳票は手書き部分が多いため、カスレやクセのある文字を読み取ったり、条件に合わない記載内容をチェックしたりという作業は、「どうしても職人的な技を持つスタッフのスキルや経験に頼る部分が多い」と安蒜氏は語ります。 ただし、こうした人材の育成には長い時間がかかるため、いずれは仕分け・修正作業についてもシステム化していくことを目標に据えています。

 「その第一歩となるのが、今回のドキュメントスキャナの導入でした。 現在、日本NCRサービスさんと日立さんから、HT-4139Uが標準対応しているQRコードを採用したらどうかという提案をいただいており、検討を始めているところです。 今後はそうした機能強化や業務プロセスのさらなる改善を図りながら、案内請求と申し込みに対する発送スケジュールを短縮するため、帳票到着日にデータ入力を完了させるリアルタイム入力を確立していきたいと思います」と安蒜氏は抱負を語ります。

 ライフスタイルの多様化や生涯学習へのニーズの高まりなどを背景に、教育出版事業が担う役割は一段と大きくなっています。 さらなる業務効率向上とお客さま満足の向上をねらう同社のビジネス展開を、これからも日立はビジネスパートナーとの密接な連携のもと、ドキュメントスキャナの継続的な機能強化と関連ソリューションの拡充により、力強く支援していきます。

[お客様プロフィール] 株式会社 ユーキャン

株式会社 ユーキャン

[所在地] 東京都新宿区高田馬場4-2-38
[設立] 1954年6月
[資本金] 9,000万円
[従業員数] 600名(2012年4月1日現在)
[事業概要]
教育・文化・エンターテインメント分野における通信教育や通信販売などによるコンテンツ提供
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[パートナープロフィール] 日本NCRサービス 株式会社

日本NCRサービス 株式会社

[所在地] 東京都中央区東日本橋2-15-5 モリビル6F
[設立] 1994年11月
[資本金] 9,900万円
[従業員数] 560名(2012年1月31日現在)
[事業概要]
情報システム機器のマルチベンダーサービス、情報システムの企画・設計、導入・設置、運用・保守のコンサルティング、情報システム機器/ソフトウェアの製造・販売など
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ソリューション

お問い合わせ

本件に関する詳細など、お問い合わせは下記までご連絡ください。

  • * お問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリングが承っております。
    上記リンクをクリックすると、株式会社日立情報通信エンジニアリングの「OCRソリューションサービスに関するお問い合わせ」ページへ進みます。

特記事項

  • 2012年11月「はいたっく」掲載
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
  • * 本サイトで紹介しておりますソリューションについてのお問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリング イメージソリューションセンタ(営業統括本部 販売推進センタ)が承っております。掲載団体への直接のお問い合わせはご遠慮願います。
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