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OCRとイメージスキャナ

アンケート調査の入力/集計業務の効率を大幅にアップ
コスト競争力の向上にも寄与する日立OCR

少子化の進展や全入時代の到来により、 大学経営ではさらなる事務コストの低減や学生サービスの向上が競争力強化に向けた急務の課題となっています。 そこで北海道札幌市にキャンパスを構える北海学園大学は、入学願書受付事務に日立の卓上型OCR*1スキャナと帳票ツールを連携させた「大学入学願書受付システム」を導入。 願書のデータエントリーから受験票の印刷・送付までをトータルに自動化する環境を構築し、事務効率の向上と、複数学部を受験する志願者の負担を大幅に軽減することに成功しました。

*1
Optical Character Reader:光学式文字読取装置

志願者の負担を軽減するソリューションを模索

写真:真柄 祥吾氏
北海学園大学
入試部長
工学部教授(工学博士)
真柄 祥吾氏

 1885(明治18)年に北海英語学校として創設された「北海学園」の長い歴史を背景に、北海道では初となる4年制私立大学として1952年に誕生した北海学園大学。 建学の精神に自由と自立の「開拓者精神」を掲げる同大学は現在、経済学部、経営学部、法学部、人文学部、工学部の5学部/12学科を擁する道内最大規模の総合大学として確固たる地位を築き上げています。

 このため毎年の受験者数も約7,000人と安定的に推移しており、11月に始まる特別入試(推薦入試)、2月上旬からの一般入試やセンター試験利用入試に向けた入学願書受付業務では、「全学挙げての対応が必要になっていました」と、入試部長を務める工学部教授(工学博士) 真柄 祥吾氏は語ります。

 「願書受付のピーク時には、学科や受験地ごとの願書の仕分けや記載内容の確認、受験票の発送作業などで、入試課以外の部局からも延べ100人程の応援を頼むのが恒例となっていました。 また従来の出願用紙は試験日ごとに異なる書式となっていたため、複数学部を併願する志願者にとっては、それぞれに内容を記載し、顔写真を貼り、おのおの別の封筒に入れて簡易書留で郵送する必要がありました。 そこで数年前から、こうした負担の解消と事務効率をアップできるソリューションを模索していたのです」と真柄氏は続けます。

写真:堀内 彰氏
北海学園大学
入試部 入試課 課長
堀内 彰氏

 さらに、手書き文字で記入された願書の内容は、外部のデータ入力会社に委託してデータ化する作業も必要でした。 このため入試課では、手書き文字を自動的に読み取るOCRを利用した大学内部での即日データ化に着目。 「さまざまな大学にOCRの導入実績があった日立さんをSIerに選定し、これまで人手に頼っていた業務や文字認識の自動化、受験票・副票の出力までを一貫して行えるシステム構築をお願いしたのです」と、入試部 入試課 課長の堀内 彰氏は振り返ります。

仕分け・データ入力から受験票発行までを即日化

 そこで日立は、北海学園大学の要望を実現するための綿密なコンサルテーションを行った後、高速な読み取り機能と優れた省スペース性/省電力性をあわせ持つ卓上型OCRスキャナ「HT-4139Uモデル」を選定し、柔軟な帳票出力環境を提供する帳票ツール「uCosminexus EUR」と連携させた「大学入学願書受付システム」を開発。 特別/一般/センター試験利用入試それぞれで受験する学部の違いを吸収した統一書式フォーマットのOCR帳票を作成し、複数学部を併願する志願者も1枚の願書で出願できる仕組みを整備しました(図1)。

図1「 大学入学願書受付システム」の処理の流れ
図1「 大学入学願書受付システム」の処理の流れ

 郵送された願書の記載内容はOCRでデータ化して学事システムへ反映するとともに、イメージ入力で取得した写真画像も含めた受験票と副票の即日印刷へと展開。混在した願書の仕分けからデータ読み取りと整合性チェック、受験票や副票の印刷出力までを自動化した高品質でスピーディなシステムを実現し、2011年10月から本格稼働させました(図2)

図2 受験票と副票の印刷例
図2 受験票と副票の印刷例

 「本学では複数学部を併願する志願者が比較的多いため、学生の皆さんには複数願書への記入や写真の用意、発送などで大変なご迷惑をおかけしていました。 また各高校で発行する調査票も志願する学部ごとに必要だったため、高校の先生方にもご苦労をおかけしていたと思います。 しかし今回のシステム導入によって、すべての作業がシンプル化され、志願者、高校、大学それぞれの負担を最小化することができました。 uCosminexus EURで出力される受験票のレイアウトや、副票の写真も非常にクオリティが高く、とても満足しています」と堀内氏はシステム内容を高く評価します。

 真柄氏も「多種類の願書や封筒印刷にかかっていたコスト、データエントリーの外部委託コスト、応援人員の低減効果などを勘案すると、今回のシステム導入にかかった費用は決して高いものではありません。 日立さんには、われわれが求めていたソリューションを、ほぼ理想的な形で実現していただき本当に感謝しています」と語ります。

今後はインターネット出願へも対応

 願書が手書きゆえ、導入当初はカタカナの“カ”と漢字の“力”などで誤変換が発生するケースもありましたが、「最初に始まった特別入試をテスト段階ととらえ、日立さんに修正画面の使い方指導や、認識パラメータのチューニングをきちんとやっていただいたおかげで、処理数が最も多い一般入試の段階で、問題はほぼ解消されました。 こうした継続的なブラッシュアップにより、来年度はさらに精度の高いシステムに進化していくものと期待しています」と堀内氏は語ります。 来年度からはセンター試験利用入試の二期が拡大するため、願書フォーマットの追加作業が必要となりますが、大学入学願書受付システムでは簡易言語によるシステム開発工数の低減を特長としているため、学科や項目の追加にも柔軟に対応することが可能です。

 「たび重なる入試制度の変更に対して、紙ベースの願書のままではどんどん対応が難しくなっていきます。 さらに今後は本校もインターネット出願への移行について早急に検討していかなければならない段階にきています。 今回、日立さんにご協力いただいた大学入学願書受付システムは、そうした新環境への移行準備としての意味合いもあったのです。 これからも引き続き、システム化に関する日立さんの豊富なノウハウをお借りしていきたいと思います」と真柄氏は抱負を語ります。

 今後も日立は、北海学園大学向けに開発した大学入学願書受付システムの精度向上と機能強化を進める一方で、同様の課題を持つ他大学に対しても、OCRと各種システムを連携させた高付加価値なソリューションを提案していきます。どうぞご期待ください。

写真:入試課に設置された卓上型OCRスキャナ「HT-4139Uモデル」と、PCベースの「大学入学願書受付システム」
入試課に設置された卓上型OCRスキャナ「HT-4139Uモデル」と、
PCベースの「大学入学願書受付システム」

[お客様プロフィール] 北海学園大学

北海学園大学

[所在地] 豊平キャンパス:北海道札幌市豊平区旭町4-1-40
[所在地] 山鼻キャンパス:北海道札幌市中央区南26条西11-1-1
[創立] 1952年
[学生数] 8,662名(学部学生のみ/2011年5月1日現在)
[教職員数] 325名(2011年5月1日現在)
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特記事項

  • 2012年7月「はいたっく」掲載
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
  • * 本サイトで紹介しておりますソリューションについてのお問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリング イメージソリューションセンタ(営業統括本部 販売推進センタ)が承っております。掲載団体への直接のお問い合わせはご遠慮願います。
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