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OCRとイメージスキャナ

アンケート調査の入力/集計業務の効率を大幅にアップ
コスト競争力の向上にも寄与する日立OCR

大量のデータ入力や集計/分析業務では、処理時間と人件費にかかわるコスト削減が大きな課題となっています。
そこで、アンケートや各種帳票の入力解析をはじめ、幅広い事業を展開しているパシフィックリプロサービス株式会社(以下、パシフィックリプロサービス)は、膨大なデータ入力/集計業務のスピード化とコスト低減を図るため、日立の高機能OCR*1「HT-4134」を導入。アンケート用紙や各種帳票の大量一括データ処理を実現し、業務処理の迅速化とコスト低減による競争力強化を実現しています。

*1
Optical Character Reader:光学式文字読取装置

アンケート調査業務のコスト低減が課題に

写真:佐藤 未果氏
パシフィックリプロサービス株式会社
多摩総合支社
主任 入力グループリーダー
佐藤 未果氏

 パシフィックリプロサービスは、国や地方自治体などが行う社会基盤整備事業の建設コンサルティングを担うパシフィックコンサルタンツ株式会社のグループ企業として、国や地方自治体などから受託したシステム開発やデータ処理、DTPデザインやCG制作、各種イベント会場の設営/運営など、幅広いニーズに応える業務を展開しています。 同社では、さまざまな種類のアンケート調査や集計作業も国や地方自治体などから受託していますが、ビジネスの拡大にともない、その業務効率向上とコスト低減が大きな課題となっていました。 この間の経緯をパシフィックリプロサービス 多摩総合支社 主任 入力グループリーダーの佐藤 未果氏は「アンケート調査業務の中でも、毎年多くの人的リソースを投入していたのが、ある公共交通機関のアンケート調査です。 この業務では日本各地のサービス拠点で利用者が記入した5〜6万件ものアンケートを当社が手作業で入力/集計していました。 アンケートは、選択肢や自由回答欄に記入された内容をカテゴリー別に分類し、コード付けする作業を経てから入力を開始するため、これまですべての集計結果を出すのに約半年もの期間がかかっていました。 しかし近年、発注元のお客さまから“集計期間と入力コストを圧縮できないか”というご要望をいただいたことを契機に、手入力ではなくOCRで自動的に読み取る方法への移行を決断したのです」と説明します。

OCRとしての精度と安定性、省スペース性を評価

 同社の提案は入力/集計業務のスピード化とコスト低減を求めていたお客さま側にも受け入れられ、OCRの採用が決定しました。 システム選定にあたってパシフィックリプロサービスは、複数のOCRベンダーの機器を候補に、読み取り速度や精度、使い勝手のよさなどを詳細に比較検討。 販売代理店である神田通信機株式会社からのアドバイスを参考に、OCRスキャナとしての精度と安定性、スクエアな筐体を採用した省スペース性でも評価の高い日立のHT-4134を選定しました。

 「HT-4134は、処理スピードと認識精度の高さだけでなく、紙送り方向を気にせずセットしても自動的に用紙を正しい方向で読み取ってくれる機能、重複処理を防ぐ二重読み取り防止機構など、業務効率と信頼性を向上させるファンクションがきちんとそろっていることを評価しました」と佐藤氏は語ります。

 日立は導入に際し、パシフィックリプロサービスみずからが基本的な帳票設計とパラメータ設定を行えるよう、佐藤氏に対して1日コースの導入トレーニングを実施する一方、アンケート用紙をOCRで読み取る際の精度と効率性を上げるため、自由記入欄の一部の項目をコードで記入できるよう、帳票内容やレイアウトの最適化を提案。 この帳票プロトタイプが正式に採用されたことで、パシフィックリプロサービスはこれまで人手に頼っていた膨大な入力/集計業務を、OCRによる自動読み取りへとスムーズに移行することに成功したのです。

半年がかりだった処理期間が実質1週間に

 「まだ業務は始まったばかりで、本格的なピークを迎えるのはこれからですが、処理時間が大幅にスピードアップしたことに驚いています。 従来は入力スタッフを8人から10人用意しても、週に約5,000件を処理するのが精一杯でした。 しかし現在はコード記入された部分をHT-4134がPCと連携しながら自動的に集計処理してくれるため、同じ作業がわずか1日で終了します。 自由回答欄の入力は従来どおり入力スタッフの手を借りますが、入力項目が減ったため労力が大幅に軽減し、人的配置も最適化することができました。 このペースでいけば、半年がかりだった仕事も実質的には1週間程度で終わらせることができそうです」と、佐藤氏は業務効率が期待どおりに向上したことに笑顔を見せます。

 記入に不備があったりした際の確認/修正作業についても、「HT-4134はPC画面の左側に帳票イメージ、右側に修正画面が同時に表示されるので、視線移動することなく容易に修正やチェックが行えます。 日立さんのOCRは、こうしたソフトウェア面でのインタフェースも非常に優れていると思います」と佐藤氏は評価します。

低コスト性を武器に新市場を開拓

 OCRの導入はさらなる業務拡張にも大きく貢献しています。

 「これまでは受け入れ体制がないために営業活動ができなかった業務分野、例えば健康診断の問診票入力や、OCR処理を前提としたさまざまなアンケート入力/集計にも積極的に参入することが可能となりました。 実際にHT-4134導入後の初仕事は、これまで受託したことのないお客さまからの問診票入力だったのです。 低コスト性が何よりも重視される入札案件でしたが、当社にもOCRの処理基盤ができたため、思い切った価格提示で新たな市場を開拓することができました」と佐藤氏は語ります。

 この業務を受注するにあたって佐藤氏は、お客さまが従来から使っていた問診票をHT-4134からイメージとして取り込むことで、帳票読み取り用のパラメータをスピーディに設定。 「画面上のガイダンスに従うだけで、マニュアルを見ることもなく簡単にパラメータ設定できるのは助かります」と、運用性や操作性のよさも高く評価します。

 「シンプルな片面帳票は私一人でも作成できるようになりましたが、両面に複雑な記入欄があるような帳票作成は、まだあまり自信がありません。 日立さんには複雑な帳票設計を委託できるソリューションサービスがあるとも聞いていますので、業務が忙しくなった際には、ぜひ活用させていただきたいと思います」と佐藤氏は期待を寄せます。

内部業務の効率化やコスト低減にも期待

 2011年4月から本格的な活用が開始されたHT-4134は、パシフィックリプロサービスの入力/集計業務において、データ精度と業務効率のアップ、人材配置の適正化、トータルコストの低減といった幅広いメリットをもたらし、営業力強化に向けた重要なシステム基盤となりつつあります。

 「今後は、お客さまが独自に作られている発注伝票や納品書の入力代行業務をOCRで提案できないかと考えています。 また、社内にも手書き伝票が多数残されていますので、それらの帳票のOCR化と処理の自動化により、内部業務の効率化やコスト低減にも貢献できればうれしいですね」と、佐藤氏はこれからの適用シーンの拡大に向けた意気込みを語ります。 その期待に応えるため、日立はOCRの継続的な機能強化と関連ソリューションの拡充により、高付加価値なOCR活用を力強くサポートしていきたいと思います。

写真:「HT-4134」による入力/集計業務の利用風景
「HT-4134」による入力/集計業務の利用風景

[お客様プロフィール] パシフィックリプロサービス株式会社

パシフィックリプロサービス株式会社

[本社] 東京都多摩市関戸1-7-5
[設立] 1972年12月15日
[資本金] 8,000万円(2011年1月1日現在)
[従業員数] 44名(2011年1月1日現在)
情報技術、調査・製図、デザイン・印刷、イベント、複写・製本、資料整理、物品販売
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ソリューション

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  • * お問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリングが承っております。
    上記リンクをクリックすると、株式会社日立情報通信エンジニアリングの「OCRソリューションサービスに関するお問い合わせ」ページへ進みます。

特記事項

  • 2011年9月「はいたっく」掲載
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
  • * 本サイトで紹介しておりますソリューションについてのお問い合わせは株式会社日立情報通信エンジニアリング イメージソリューションセンタ(営業統括本部 販売推進センタ)が承っております。掲載団体への直接のお問い合わせはご遠慮願います。
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