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ドキュメント管理ソリューション

ドキュメント管理ソリューションとは

企業や組織の活動で発生し、最終成果物にもなるドキュメント。これらドキュメントの登録、管理、活用は、文書管理システムで可能になります。 これに、ドキュメント管理ソリューションを適用することで、紙文書の電子化、他システムとの連携、高度なセキュリティの付与など、より適切でセキュアな文書管理環境を実現できます。

文書管理システム:登録、管理、活用イメージ図

課題1:集約したドキュメントを管理できる文書管理システムを簡単に導入したい

職場に溢れる紙文書、ファイルサーバに散在している各種ファイル、さらに日々発生する業務文書。
これらドキュメントを集約し、管理できる文書管理システムを、簡単に導入したいというニーズがあります。
また、より高度なセキュリティを付加し情報漏えいを防ぎたいなどの課題も出ています。

【現状】文書をすばやく探すことができず、文書の管理ができていない

「必要な文書をすぐに探し出せない・・」「文書の正しさを証明するにはどうすればいいの?」「該当文書に誰がアクセスしたのか、何をしたのかわからない・・・」「どれが最新版かわからない。文書の関連も不明。」

【解決】文書管理システムの導入により、検索を容易にし、アクセス管理や版管理などを可能にします

  1. 高速な全文検索、任意の属性設定による検索、ルールに沿った文書分類等で閲覧が容易に。
  2. 監査証跡ログにより、該当文書に対し、誰がどういう操作をしたか確認が可能。
  3. 決められた場所へ、審査承認の上で文書登録することで、文書の正しさの維持が可能。
  4. 文書管理システムが自動的に版を管理。通常は最新版を閲覧し、更新履歴から旧版を閲覧することが可能。また、文書間リンク設定により、文書の関連を確認することも可能。

「高速で漏れの無い全文検索や、ユーザ任意の属性設定による属性検索等が可能。」「アクセス権限での制御、監査証跡ログにより誰がどういう操作をしたか確認が可能。」「文書に対して審査・承認を行い、公式文書として登録・公開が可能。」「自動的に版管理します。文書間リンクで、文書の関連も一目で確認可能。」

課題2:電子文書の情報漏えいのリスクを減らし、更なるセキュリティ強化をしたい

【現状】電子文書の情報漏えい対策など十分なセキュリティ管理がなされていない

「セキュリティはアクセス権限での制御のみ」「一般PCへのローカル保管」「USBメモリなどの媒体紛失」「機密文書の不用意な印刷」「メール添付時の宛先ミス」

【解決】文書管理システムの導入により、文書ファイルへセキュリティ情報を付与し、文書保管時の安全性を強化することができます

  1. 文書アクセスログの取得・チェックによる保護。心理的なセキュリティ確保。
  2. 自動PDF変換による原本ファイルの流出保護。
  3. PDFファイルへのセキュリティ付与による漏えい危機の低減。
    (閲覧者制限/印刷抑止/コピー&ペースト抑止/社外持出閲覧抑止/文書失効)
  4. 印刷可能な文書にも印刷時に電子透かしを自動挿入し、セキュリティ効果を維持。

「セキュリティ付きPDFに自動変換」「閲覧パスワード/閲覧者制限」「ユーザ単位の印刷制限」「社外閲覧の抑止/文書失効(閲覧不可)」

課題3:大量の紙書類を電子化し、安全に管理したい

【現状】紙書類での運用はコストや時間がかかる

紙書類での運用では・・・「輸送にコストがかかる!」「紙書類が年々増大。保管コストが膨大に!」「長期間の保存は改ざん等が心配・・!」「照会に時間がかかる!」「膨大な量の中から探し出すのが大変!」

【解決】複合機で電子化した文書をストレージ装置と連携し保管することで、大量文書の管理を容易にし、運用コストを削減できます

  1. 紙文書の電子化からスムーズな登録の仕組みを実現。(輸送・保管コスト削減)
  2. ストレージ装置での安心な長期保管、WORM機能により改ざんの心配が不要に。
  3. 利用頻度の下がった文書を外部ストレージに移動することで、保管コスト最適化・削減を実現。
  4. 検索機能により、PCからの電子化文書の容易な閲覧を実現。

「紙文書の電子化からスムーズな登録の仕組みを実現」「ストレージでの安心な長期保管ストレージのWORM機能により改ざんの心配が不要に」「検索機能により容易に閲覧」「利用頻度の下がった文書を外部ストレージに移動することで、保管コストを最適化・削減」

WORM機能 : アーカイブデータを、一度書き込んだら物理的に編集・変更・上書き・消去ができなくすることができる機能。
WORMは、Write Once Read Many の略。

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文書管理 文書管理基盤 uCosminexus DocumentBroker
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