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コラボレーション・ポータルの「使いやすさ」がオフィスワーカーの生産性をアップする!

「Groupmax」は誕生10年を迎え、コラボレーション・ポータル「Groupmax Collaboration(グループマックス コラボレーション)」へと生まれ変りました。「Groupmax Collaboration」によってオフィスワーカーは、既存の組織を横断したワークチームを柔軟に結成し、高いセキュリティを保ちながら人と情報を結び付け、場所や時間にとらわれない創造的で生産性の高いビジネスの推進が可能になります。

そこで今回は、S社のオフィスワーカーが「Groupmax Collaboration」の導入によってどのように変ったかをご紹介していきます。特にその使い勝手の良さにご注目ください。



メカール部長(商品開発部部長)とフナダさん(経営企画部主任)、そしてノリコさん(システム企画室リーダー)が勤めるS社は、社員数約1000名の中堅メーカー。

つい先日、Groupmax Collaboration を導入したところです。ところがメカール部長は、「コレ、オボエルノタイヘンネー」といって、あまり乗り気ではないようです。さてどうなるか、様子を見ていきましょう。

メカール部長は温めてきた新事業のプランをプロジェクト化する時期と考え、フナダさんと協力して各部からメンバーを集めて、立ち上げ準備中です。

「支店や部署が違うメンバーを招集するのはタイヘンですネ・・・」
「メカール部長、今後プロジェクトチームの活動には Groupmax Collaborationがいいですよ!」
「スミマセン、まだ使い方わからないデス・・・」
「大丈夫、 Groupmax Collaboration は初心者でもすぐに使えるようになります」

Groupmax Collaboration は2005年度のグッドデザイン賞(商品デザイン部門)を受賞しました。
チームでのプロジェクト遂行を支援するグループウエアとして内容的に優れている点や長く使えるデザイン、使いやすさ・親切さが高く評価されました。


コミュニティ
新しいワークスタイルをつくり出す Groupmax Collaboration のキーワードは「コミュニティ」と「ワークプレース」です。
「コミュニティ」とはプロジェクトチームなどコラボレーションを行う単位で、 Groupmax Collaboration ではコミュニティをつくると決めたその時に、ユーザー自身がアドレス帳などを使って即座にメンバー編成ができます。

ワークプレース
このコミュニティを編成すると、メンバー間で使う電子会議室やファイル共有などのツールを選んでそのコミュニティの協働作業空間をつくります。これが「ワークプレース」です。
ワークプレースには標準でメール部品や ToDo部品のポートレットが備わっているほか、そのコミュニティに合わせて、独自のポートレットを自由に組み合わせてワークプレース画面を作成できるのです。

ワークプレースの切り替え
もちろん一人で複数のコミュニティに参加することが可能で、それぞれのワークプレースを持つことが可能です。画面の左側に表示されるナビゲーションビューで、ワークプレースの切り替えも即座にできます。

新事業開発プロジェクトチームのメンバーも決まり、メカール部長はさっそく会議開催を考えました。しかしメンバーの所属部門は商品開発部、経営企画部、営業部、技術部とさまざまで、遠隔地の支社や工場のメンバーもいます。フナダさんはメカール部長に「電子会議室」の活用を提案しました。

「メカール部長、議論は電子会議室でやりましょう」
「それ、きちんとディスカッションできますか?シンパイデス」
「大丈夫です。この電子会議室には議論を進めていく仕掛けがあるんです」

会議を停滞させない仕組み
Groupmax Collaboration の電子会議室は、ディスカッションの状態(議論中、解決済み)が全員に提示され、会議の進捗状況を明確にします。
また、発言には宛先(担当)や回答期限を指定でき、回答責任者をコミュニティ内に明示することができるので、議論を停滞させずに進められるのです。

議論の本題から外れない仕組み
さらに、会議室は階層的に定義ができ、途中で派生した話題にはサブ会議室を設定して、本題から外れることを防ぎます。


「一度、顔をつき合わせて議論しましょう」とメカール部長が自分で日程調整をし、メンバーの招集をすることができました。

これは、画面上で会議施設とメンバーの空き時間を同時に把握することができ、共通の空き時間を選んで、即座に会議施設の予約とメンバーのスケジューリングをすることができるからです。
さらに、会議の設定画面から、会議の開催通知メールを作成することができます。


電子会議室と並ぶ、ワークプレースのもうひとつの重要機能が「ファイル共有」です。
コミュニティのメンバーだけの情報共有の場所で、ファイルごとやメンバーの“役割”ごとのアクセス制限の設定も可能です。

またセキュリティの観点から、メールでファイルを送る場合には、ファイルのURLだけを送るようにしています。アクセス権のない人はファイルにアクセスすることができないのでセキュアですし、ファイルサイズが大きい場合にも便利です。


この記事は、「キーマンズネット」に掲載(2005.12.21)のコンテンツを一部再編集したものです。
 

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