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ソフトウェア

文書管理基盤 uCosminexus DocumentBroker:標準アプリケーション

アプリケーションを利用して高機能の文書管理システムを構築できます

さまざまな文書管理機能を標準で備え、短期間でのシステム導入を可能にするアプリケーション製品です。
豊富な機能で、企業の資産である業務文書を長期に渡ってセキュアかつ効率的に管理。
他システムとの連携や画面定義の変更も容易に行えます。

【標準アプリケーション】 uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI

「uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI」は、本格的な基幹文書管理システムを短期間で導入可能にするアプリケーション製品です。内部統制を支える各種機能をパッケージしています。拡張性に優れ、またカスタマイズに関しても、柔軟に対応できます。
アクセス権限、審査・承認、監査証跡ログ、電子署名・タイムスタンプなどの機能を提供しています。
Web画面上のフォルダツリーから文書一覧を表示でき、フォルダや文書一覧の文書をクリックすると表示されるメニューから簡単に操作できます。
業務規則・契約書など、不定期に生じる重要文書を、柔軟かつ正しく管理することに適しています。情報の周知徹底と公正な業務遂行のための基盤としてご利用いただけます。

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUIの利用イメージ
uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUIの利用イメージ

文書種別マスタ機能

きめ細かな項目の設定で検索が容易に行えます。

文書共通属性項目に加えて、文書の種類や用途に応じた独自の属性項目を設定・管理できます。
たとえば、見積もり資料なら「顧客名」や「金額」「有効期限」などの属性項目を設定できるため、検索時に目的の文書を簡単に探すことができます。

文書種別マスタ機能イメージ

PDF形式での参照機能

WordやExcelをPDFで参照できます。

WordやExcelなどの文書はPDF形式に自動変換され、サブ文書として管理できます。
プラットフォームに依存せずに参照できるため改ざんのリスクもありません。ユーザーの権限によって、アクセスできるファイル形式を制御できます。

PDF形式での参照機能イメージ

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI の機能

文書の登録から公開・保管・利用にいたるまでの流れを、親しみやすく使いやすいGUIで操作することができます。文書を、明確なルールに基づいて管理できます。

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI の機能一覧表
文書管理機能 属性管理機能 文書にタイトルや作成日などの属性をつけて管理できます。属性を条件にしたソートや検索ができます。
フォルダ分類機能 文書はフォルダでまとめて管理できます。
審査・承認済みの文書を格納する公開フォルダと一般的な文書を格納する文書フォルダがあります。
版(バージョン)管理機能 文書の版(バージョン)を保存できます。更新の履歴として版一覧を参照したり、前の版の文書を取り出したりできます。
アクセス権機能 文書やフォルダに対して、参照・更新・削除などを制御するアクセス権を設定できます。
アクセス権は個人・組織・グループごとに設定できます。
文書種別マスタ機能 文書の種類(規則、契約書、仕様書など)ごとに、用途に応じた独自の属性項目を定義し管理できます。
文書番号の採番機能 文書に固有の番号を付与して管理できます。文書番号は、指定のルールに従って採番できます。
文書のアーカイブ機能 古い文書の格納先を内部データベースから外部ファイルサーバに変更し、媒体保管できるようにします。
文書活用機能 文書の登録機能 一つの文書に対し、主ファイルと関連ファイル(複数可)を登録できます。ダイアログから選択する方法と、ローカルフォルダからドラッグ&ドロップで指定する方法があります。
文書の参照機能 文書の内容や属性の値を参照できます。
文書の移動・コピー機能 文書の移動やコピーができます。
審査・承認機能 システム上で、文書の審査・承認を実施できます。審査・承認を依頼すると依頼先に自動的にメールを送信する設定ができ、承認後の文書は公開フォルダに登録されます。
電子署名・タイムスタンプ機能*1 承認処理の際に、文書の正当性をより強化する電子署名・タイムスタンプを付与できます。
文書の公開機能 文書を公式な文書として登録できます。公開文書として扱えるのは、審査・承認済みの文書だけです。
公開文書には、公開期限や公開範囲を設定できます。
PDF形式での参照機能*2 Microsoft® Office Word、Microsoft® Office Excelなどの形式で登録された文書を、PDF形式で参照する設定ができます。
検索機能 全文検索、属性検索、フォルダによる絞り込み検索ができます。また、それらを組み合わせた検索ができます。
文書リンク機能 文書をリンクによって関連付けることができます。リンクしている文書は一覧で表示できます。
文書URL取得機能 文書のURLをクリップボードにコピーできます。メールなどにURLを貼り付けて送信すると、メールを受信したユーザは、URLから直接指定の文書にアクセスできます。
ごみ箱機能 不要な文書は、ごみ箱に移動してフォルダから削除することができます。ごみ箱からも文書を削除すると、文書管理システムから完全に削除されます。
システム運用・管理機能 監査証跡ログ機能 システムで管理する文書やフォルダに対して、いつ、だれが、どんな操作をしたのか、ログを採り、閲覧できます。
ログは、監査時に証跡として利用できます。
文書登録コマンド・フォルダ構成作成コマンド 文書をまとめて登録したり、フォルダをまとめて作成したりできるコマンドを提供しています。
フォルダの容量制限機能 フォルダツリーの最上位にあるフォルダに対して、使用できる容量の上限を設定できます。
文書一括削除コマンド new 指定期日より古い文書やごみ箱の文書、公開期限の切れた公開文書などをまとめて削除するコマンドを提供しています。
*1
電子署名機能を利用する場合には、署名クライアントライブラリ、署名履歴サーバが必要です。
タイムスタンプ機能を利用する場合には、署名クライアントライブラリ、署名履歴サーバのほかに、別途タイムスタンプ関連製品が必要です。
*2
別途PDF生成ソフトウェアが必要です。

英語画面も利用できます

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI は、画面のメニュー表示に英語を選択できます。日本在住の外国の方や、海外支社からのアクセスにも安心してご利用いただけます。

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUIの英語画面
uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUIの英語画面

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI Development Kit
(オプション)

uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUIと他システムとを連携するJavaプログラムを開発するためのAPI集です。
文書登録用、検索用、運用・管理用のプログラムなどを開発できます。