文書管理基盤 uCosminexus DocumentBroker：適用ケース紹介

uCosminexus DocumentBrokerは、多種多様な業界や業務でご利用いただいています。ここでは導入事例を5つ、ご紹介させていただきます。

導入事例1：全社文書管理支援

文書を企業活動の記録として全社的に統合管理する。

導入の背景

• 帳票や帳簿、契約書、信憑などの業務の証拠文書を電子データで保管したい。
• 文書の登録から審査・承認、公開、管理までの作業を文書管理システムの中で実現したい。
• 文書に対する操作の履歴を管理し、監査に備えたい。

提案システム

全社文書管理にオススメのアプリケーション製品「uCosminexus DocumentBroker Version 3 Standard GUI」を使って業務文書を一括管理。審査・承認済み文書の「公開」や、関係者間での文書の「共有」を統制できます。基幹業務に実績のあるデータベースで文書を保管・管理するので、安心してお使いいただけます。

導入効果

• 文書の内容に対する公式度を高め、より安心して文書を活用できる環境を実現。記録管理という側面から、コンプライアンスの徹底を強力にサポート。
• 電子署名・タイムスタンプ機能、監査証跡ログ機能、各種検索機能などを使って、業務の正当性を監査時に証明。
• 文書の参照と再利用をスムーズに実施。業務効率が向上。

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導入事例2：契約書申請支援

作業効率のアップとともに、コンプライアンスを実現する。

導入の背景

• 作業の正当性を証明する証跡を残したい。
• 紙に頼っていた申請の記録を電子データとして管理したい。
• 内部統制に向けた業務の改善を図りたい。

提案システム

ワークフロー製品と連携して、膨大な業務処理の記録を管理保管。情報の再利用や監査などの目的で、すぐに検索、閲覧できます。内部統制とコンプライアンスとを支える強固なIT基盤を構築できます。

導入効果

• ワークフローで処理した後の文書を記録として保管できる。
• 稟議申請業務の正当性を検証できる。
• 検索・閲覧の効果を向上させ、迅速な情報公開を実現できる。

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導入事例3：営業業務支援

市場動向をすばやくキャッチし、戦略的に攻める。

導入の背景

• 営業担当者が集めた情報を有効活用したい。
• 営業担当者に最新の商品情報を伝達し、セールス力を向上させたい。

提案システム

営業担当者の営業日報や提案資料などをまとめて管理し、マーケティングや企画に戦略的に活用できる文書管理システムを提案。企業ポータル画面を準備し、情報入力と情報収集の窓口を一本化。収集した営業ノウハウを、効果的なタイミングで参照できる全社規模の営業ノウハウシステムを実現。営業業務の効率がアップします。

導入効果

• 営業担当者の情報調査時間が大幅に低減。
• 業務の効率化により営業日報提出の徹底化。
• 企業の商品ラインナップに基づいた適切な営業活動を実現。
• マネージャの状況把握時間が大幅に短縮。

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導入事例4：設計業務支援

ベテランのノウハウを、組織の頭脳として活用する。

導入の背景

• 前工程で作成した文書を次工程で効率よく参照したい。
• 図面や仕様書を保存する習慣はあるが、利用する仕組みがない。
• 最終成果物としての文書と同様に、作成過程の文書も保管したい。

提案システム

プロジェクトの作業で作成された図面や仕様書などの情報を作業工程にしたがって保存。設計者は、情報ポータルから関連する資料を入手。作業工程に応じて設計ノウハウや技術情報を利用できるようにします。作業上必要な情報や関連帳票などが、効果的なタイミングで参照できます。

導入効果

• 保存された設計成果の流用率が向上。
• ベテランのノウハウを誰でも活用可能。
• 部門間のコミュニケーションが向上。

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導入事例5：事務規定管理支援

迅速で正しい情報の伝達と共有化を図る。

導入の背景

• 準職員やパート社員でも、事務作業のレベルを確保したい。
• 全店舗から最新の情報を参照できるようにしたい。
• 社内端末の汎用PC化に伴い、全社的なWebの利用環境が整備されてきた。

提案システム

事務規定の作成から検索・参照までの流れをシステム化します。営業店の業務端末から、業務の処理手順やQ&Aなどを参照可能。規定改変後の即時更新で、担当者に対する業務連絡の徹底をカバーします。また、本部の規定作成・改変業務を効率化し、データ品質の向上も図ります。

導入効果

• 規定改定をシステム化、改訂作業の効率が向上。
• 半年に1回の事務規定配布が月に1回へと改善。
• 通達が末端まで届く期間が1週間から1日へ短縮。
• 印刷コストや配布コストが不要となり経費も節減。

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