事例紹介：株式会社リロクリエイト

株式会社リロクリエイト (PDF形式、618KB)

帳票スクエアとFAX送信サービスの連携で
業務効率向上と情報漏えい対策の強化を実現

株式会社リロクリエイトの皆さま

不動産管理会社向けにコールセンターサービスを提供している株式会社リロクリエイト（以下、リロクリエイト）は、業務量の増加にともない、管理会社への報告書や協力会社への作業手配書などを FAX送信する業務が大きな負担となっていました。
そこで導入したのが日立のクラウド帳票サービス「帳票スクエア」です。日立はリロクリエイトが利用するSalesforceや、他社の帳票FAXサービスをクラウド上で連携することで、帳票入力からFAX送信までの業務をわずか2週間で自動化することに成功。イニシャルコストを抑えながら、業務効率の大幅な向上と、情報漏えい対策の強化を実現しました。

管理会社に代わり住まいの緊急トラブルに即対応
誤送信による情報漏えい対策を万全にしたい
他の帳票運用にも適用を拡大

お問い合わせ、資料請求

管理会社に代わり住まいの緊急トラブルに即対応

戸田裕之氏の写真
株式会社
リロクリエイト
代表取締役社長
戸田裕之氏

リロケーション（留守宅管理）事業をはじめとする生活総合支援サービスをグローバルに展開し、2011年11月に東証一部上場を果たした株式会社リロ・ホールディング。その中でCRM^(*1)アウトソーシング事業を担当するグループ企業として、賃貸マンションなどを管理する不動産管理会社向けにコールセンターサービスを提供しているのがリロクリエイトです。

土井晴康氏の写真
株式会社
リロクリエイト
カスタマーサポート
グループ
カスタマーサポート
ユニット
土井晴康氏

同社は2010年7月、大手管理会社のコールセンター業務を受託したことから、それまで月間約1,500コールだった対応件数が 3,000コールを超えるまでになり、スタッフを増員しても対応できないほどの業務量の増大に直面しました。

「当社は水漏れやエアコン、給湯器の故障などで入居者の方から電話があった場合、マンション管理会社さまに代わって対応方法をお伝えしたり、協力会社を派遣して応急対応したりするなどの業務を24時間365日休みなく運営しています。
これまで管理会社さまへの報告書や協力会社さまへの作業手配書などは、当社が数十万件のお客さま情報管理に利用しているSalesforce からマクロでExcel^®にデータを抽出し、印刷した帳票を手作業でFAX送信する形で提供していました。しかしこの帳票作成にかなりの時間がかかるうえ、業務量が一気に拡大したことから、スタッフの負担が限界に近づいていたのです」と語るのは、カスタマーサポートグループカスタマーサポートユニットの土井晴康氏です。

(*1): Customer Relationship Management

ページの先頭へ

誤送信による情報漏えい対策を万全にしたい

リロクリエイトが委託管理しているマンションやアパートは合計約50万戸、取引先企業は約200社にのぼります。このため、帳票作成やFAX送信に要する手間や時間を軽減したいと考えていました。

「今回は単なる業務の合理化だけでなく、お客さまの個人情報保護も大きな要件に挙げていました。これまではFAX機の前で送付先番号のチェックを2人体制で行うことで、FAXの誤送信を防いできました。しかしながら、それでもミスは起こりえますし、件数が多くなれば労力も増えていきます。
そこで、Salesforce上のお客さまデータを、そのまま帳票項目や送信先にひも付け、帳票作成からFAX送信までをトータルに自動化できないかと考えました。帳票をプリントアウトすることなくデータのまま送れる自動FAX送信サービス「販促Navigator^® for Salesforce」を提供する株式会社ネクスウェイに相談したところ、われわれの要件に最適だと紹介されたのが『帳票スクエア』でした」と振り返るのは、代表取締役社長の戸田裕之氏です。

日立の帳票スクエアは、日本の企業文化に対応したリッチな帳票の作成・運用をインターネット経由で提供するクラウドサービスです。Webブラウザさえあれば手軽に利用できるため、社内にサーバやソフトウェアの導入が不要なほか、Salesforceの「Force.com」との連携もサポート。高度なプログラミングスキルを必要とせず、接続スクリプトのインストールとボタンの配置という2 つの操作を実行するだけでセットアップが完了し、Salesforceのデータと関連付けた帳票 PDFをスピーディに自動作成することができます。

「導入スピードの速さも重要でしたが、使い勝手のよさや信頼性にも妥協したくありませんし、過大なコストもかけたくない。そんなわがままな条件を、帳票スクエアはすべて満たしてくれました」と戸田氏は笑顔で語ります。

日立は、Salesforceで管理されている数十万件のお客さま情報や付帯情報からボタン１つで帳票PDFを自動作成し、リロクリエイトが指定した FAX送信サービスと連携させ、ダイレクトにお客さまや協力会社へFAXできる新システムを、引き合いからわずか2週間で本番稼働させることに成功しました。

リロクリエイトに導入されたシステムの概要

ページの先頭へ

他の帳票運用にも適用を拡大

導入後、帳票作成からFAX送信までの所要時間が従来の 1/3～1/4に短縮され、スタッフの負担が大幅に軽減したほか、 Salesforceとのデータ連携によって「記入ミスや送信ミスの心配もなくなり、情報漏えい対策の強化につなげることができました」と土井氏は喜びます。

「従来と帳票の見た目が異なると、お客さまや取引先に違和感を与えてしまいますので、日立さんにはあらかじめ"これまでと同じような形で"と依頼して帳票フォーマットを作っていただきました。また運用後に、データをマッピングする位置を少し変えたいという要望を出したところ、簡単にカスタマイズできる機能も追加していただいたのも助かりました。サービスの安定稼働はもちろんですが、こうしたアフターフォローもしっかりしている点は"さすが日立さんだな"と感心しました」と土井氏は評価します。

今回の成果を踏まえ、リロクリエイトではお客さまへ送る月次レポートや請求書などについても順次、帳票スクエアを適用した運用へ切り替えていく方針を打ち出しています。

「現状、管理会社さまや協力会社さまとの情報連携は、 Salesforceを通じて完全にペーパーレス化できているものと、まだ FAXを使わなければならないものの2パターンが存在しています。これまではペーパーレスと紙出力、双方の運用を併用しなければならず、負担の増加や効率性の低下が大きな課題となっていましたが、今はどちらの運用についても帳票スクエアの活用によってペーパーレス化と自動化が可能となり、業務効率が大幅に向上しました。この導入成果を他の帳票運用にも広げていくことで、さらに情報提供のスピードアップと業務全般のTCO^(*2)削減を図っていきたいと考えています」と戸田氏は語ります。

帳票スクエアはクラウドサービスならではの特長を生かし、業務量や帳票数の増減に柔軟に対応できるほか、ビジネス要件に応じて必要な期間のみオンデマンドに利用することが可能です。このため、イニシャルコストの低減はもちろん、メンテナンスにかかる手間やランニングコストも大幅に削減しながら、使いやすく柔軟な帳票運用環境を実現します。お客さま企業のビジネス価値向上に、ぜひ「帳票スクエア」をお試しください。