従業員健康管理クラウドサービス：株式会社日立ソリューションズ

システムインテグレーション事業などを手がける日立ソリューションズは、2010年10月に、日立ソフトウェアエンジニアリングと日立システムアンドサービスの合併により新たに設立されました。日立ソリューションズは、合併を機に、常駐する産業医や保健師の事務工数削減などを目的としたシステム化に着手。「従業員健康管理クラウドサービス」により、業務の効率化と、個人情報のより安全な管理を実現しました。

産業医や保健師は、紙ベースでカルテを管理・運用することに加え、社員との面談のスケジュールをエクセルのファイルで管理するなど、事務作業に費やす時間が多くなっていました。例えば、産業医、保健師1人あたり、約1,000名の従業員を担当していますが、システム導入前は、エクセルを使って面談予約の管理を行っていました。面談には、相談内容に応じて何種類かあり、それぞれにかかる時間も異なります。新規の予約や時間変更などで、1日20人から30人くらいスケジュール調整が発生していました。結果、本来の業務である、従業員に対する面談などにリソースが集中できないという課題がありました。「合併して1万人規模の会社になるということもあり、従来のアナログなやり方では運用が難しくなるという懸念があり、システム化を検討し始めました」（升井）

産業保健分野は、会社によって制度や運用が異なり、パッケージでは当社の業務に対応しきれません。しかし、オーダーメイドのシステムではコストがかかりすぎるため、今回、システム開発とクラウドサービスを組み合わせた「従業員健康管理クラウドサービス」を導入することになりました。「産業保健分野というのは、コスト面から大規模なシステム投資が難しい面があったのですが、従業員健康管理クラウドサービスは、クラウドを利用することによりコスト面で非常に優位性を感じられた点も導入の決め手になったポイントです」（手塚）

また、業務の性質上、従業員の健康に関するプライバシー情報を扱うため、データの秘匿性保持も課題としてありました。今回のサービスでは、従業員の健康に関する情報（身長や体重、血圧など、個人を特定できない情報）を切り出してクラウド上で管理し、人事情報は自社内で管理します。健康に関する情報と人事情報を切り離して管理するため、セキュリティ面の課題も解決できると考えました。

導入後の効果として一番大きいのは、スケジュール調整のシステム化による業務の効率化です。今までエクセルで管理していたため、多大な事務作業が発生していましたが、システム化されたことにより、年間数千万円単位のコスト削減効果がありました。「今までは、誰がいつ、何時に予約が入っているか、エクセルで管理していたので、電話を受けたときにリアルタイムに参照することができませんでした。システム化されて、社員番号からすぐに検索、参照が可能になったので、予約の変更もすぐに行えて便利です」（千葉）。また、面談日が近づくと、予約した従業員宛にリマインダメールが自動で届く機能がついているため、面談への出席率も向上しました。
もう一つ効果としてあげられるのは、健康に関する情報を、クラウド上で管理することにより、従業員の個人情報の安全性が高まったことです。健康に関する情報は非常にセンシティブで、社内で管理すると、他部門の従業員が目にする可能性がありました。しかし、クラウド上で健康に関する情報、自社内で人事情報、と別々に管理することで、その懸念は解消できました。2つの情報を分けることで、社内のみで管理するよりも堅牢性、安全性はむしろ高いと認識しています。その2つの情報は、システムの画面を立ち上げると、2つの情報が呼び出され、画面上で組み合わされて表示されるという仕組みです。Webシステムであるため、ソフトのインストールなどの必要はなく、ブラウザを使ってシステムを利用できます。自分のPCが壊れたとしても、他の端末を使って業務を続けることができるので安心です。