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教育機関向けソリューション

導入事例:愛知学院大学

施設予約や貸出にかかる職員の業務効率化と 学生や教員に対する利便性の提供を「CampusVision」の施設予約オプションで実現

[写真]愛知学院大学 外観

明治9(1876)年創設、中部圏でもっとも伝統ある大学のひとつとして知られる愛知学院大学。楠元キャンパス4号館の竣工を機に、学生や教職員への利便性提供と、職員の業務効率化をめざして、講義室やセミナー室、会議室などの施設予約をWeb上で行えるシステムの導入を決定。システムには、大学向け情報提供システム「CampusVision」の施設予約オプションが採用され、短期間での稼働を実現しました。

この事例に関するソリューション・商品

* 大学向け情報提供システム CampusVisionは、2015年4月に、株式会社 日立ソリューションズから株式会社 日立製作所へ移管されました。

従来からの課題

学生と教職員がオープンに使える施設予約のシステムとして

従来、施設予約は、職員専用のクローズドなシステムで管理していました。 たとえば、学生向けに、自主的な勉強スペースとしてそれぞれの学部棟のセミナー室を貸し出すことがあるのですが、こうした場合は、学生はシステムを使用できないので、学生に申し込み書を書かせて、職員が受け取った後、台帳で管理するという紙ベースでのやり取りが必要でした。

そんな中、薬学部、歯学部、短期大学部の3学部と歯科技工専門学校がある楠元キャンパスに、4号館という新しい建物が竣工することが決まりました。複数学部の学生が使用する4号館の施設予約を紙ベースで受け付けるとなると、台帳の管理や事務処理が非常に煩雑になることが予想されました。この4号館竣工にあわせ、学生、教員、職員がWebからオープンに施設予約を行えるシステムを導入しようということで検討を始めました。

システム選定

「CampusVision」の施設予約オプションを使い短期間でのリリースを実現

「システム化検討当初は、学生証や職員証などのICカードと予約システムとの連動や、学生ポータルのシステムとの連動ということも検討に入れました。しかし、両者とも予算的に折り合いがつかず、断念せざるを得ませんでした」(張山氏)。

施設予約の機能に絞って検討していましたが、既存システムのカスタマイズには予算がかかるため、パッケージ製品の導入を考えていたところ、日立ソリューションズから「CampusVision」の提案を受けました。
「決め手となったのは、学生、教員、職員が大学施設をWeb上で予約登録できる機能がパッケージに備わっていた点です。操作性や今後の汎用性も考慮に入れて導入に至りました」(堀場氏)。

2012年1月末頃から提案を受け、2月末に契約、そこから約1ヵ月の開発期間を経て4月より稼働しました。短期間でのリリースが可能だったのは、カスタマイズを最小に抑え、ほぼパッケージの機能を使うことができたためです。

「学生の所属学部ごとに貸出対象となる施設が異なるため、貸出対象外の施設は当該学生の予約画面から見えなくなるように、学生の所属学部ごとに権限を付加する、というカスタマイズを行いました。それ以外は、ほぼパッケージの機能を使用しました。また、認証は学生ポータルとシングルサインオンで連携しているため、学生が施設予約システムを利用する際は、学生ポータルにログインし、そこから「CampusVision」の施設予約システムのリンクをたどるだけで利用できます。LDAPを用いた連携も問題なく対応いただきました」(堀場氏)。

導入後の効果

操作性も高く、複数学部からの予約申請にかかる業務を効率化

システム導入のメリットは、大きく2つあります。

施設予約、貸出にかかる職員の業務効率化
「楠元キャンパスだけで約2,100人の学生と教職員を抱えています。従来のように、窓口で複数の学部からの予約申請を手作業で受け付けていたら、とても追いつかない業務量だったと思います」(張山氏)。
学生や教員に対する利便性の提供
「施設予約は、今まで職員が使っていたシステムよりも使いやすく、画面も見やすくなったと思います。導入に際して、職員向けには資料を配付して操作説明の案内をしました。導入後に操作についての問い合わせというのはほとんどなく、使い勝手は問題ないと思います」(高原氏)。

「今回は「CampusVision」の施設予約オプションに機能を絞り、スモールスタートで導入することができました。細かい機能上の要望については、適宜改修を行い、より良いシステムにしたいと考えています」(堀場氏)。

今後の展望

今後は全学、全キャンパスを統合した施設予約システムに拡張したい

[写真] 愛知学院大学プロジェクトメンバーの皆さま
愛知学院大学プロジェクトメンバーの皆さま

「今後の機能拡張としては、学生と教職員ごとに部屋の貸出時間を個別に設定したいという予約可能時間の設定に加え、電子錠のシステムとの連携を進めたいです。施設の利用を申し込んで予約完了した人のICカードに、施設の解錠権限をシステム上でシームレスに付与したいと思います」(張山氏)。

「全体的な話では、スマートフォンをはじめとするモバイルの普及にどう対応するかという点と、今後、全学的にさらなる利用普及をどう図るかという点が今後の課題です。2014年には3つ目のキャンパスとして名城公園キャンパスが開設されます。将来的には全学、全キャンパスを統合した施設予約のシステムに拡張していければよいと思います」(堀場氏)。

「今回の案件を通じて、日立ソリューションズには、シンプルなシステムを安価でスピーディに導入したい、というこちらの要望に応えていただきました。営業のレスポンスも早いし対応には満足しています。今後は、施設予約というキーとなる機能を中心に据えながら、機能拡張に柔軟に対応いただければと思います。「シンプルなシステム」というベースは大事にしながら、利用者にとっての利便性をさらに追求していきたいと考えています」(張山氏)。

[お客さまプロフィール]学校法人愛知学院大学

[イメージ]愛知学院大学 外観

愛知学院大学は、明治9(1876)年に創設され、130年以上の歴史を有します。専門の理論と応用を教授・研究し、あわせて建学の精神である仏教精神、特に禅的教養を基とした「行学一体」の人格形成に努め、「報恩感謝」の生活のできる社会人を養成しています。平成20(2008)年には心身科学部に「健康栄養学科」を増設、平成26(2014)年には名城公園キャンパスの開設を予定しており、時代のニーズに応える積極的な姿勢によって、同大学は新たな展開を図っています。

[イメージ]ロゴ 愛知学院大学

[設立] 1876年5月
[所在地] 日進キャンパス 愛知県日進市岩崎町阿良池12
     楠元キャンパス 愛知県名古屋市千種区楠元町1−100
     末盛キャンパス 愛知県名古屋市千種区末盛通2−11
[沿革] 明治9(1876)年、曹洞宗専門学支校として開設。現在、文・心身科学・商・経営・法・総合政策・薬・歯の8学部・17学科と、短期大学部1学科、大学院9研究科に学生総数12,000名を有し、中部地区でも有数の規模を誇る。

この事例に関するソリューション・商品

* 大学向け情報提供システム CampusVisionは、2015年4月に、株式会社 日立ソリューションズから株式会社 日立製作所へ移管されました。

特記事項

  • 掲載日は2012年11月21日です。
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、すべてのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。

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