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自治体向けソリューション

導入事例:新潟県 新発田市

統合内部事務ソリューション「GovernmentPartner」で行財政改革のスピードと効率化を促進

電子決裁の流れが最もわかりやすく整理されていたのがGovernmentPartnerでした

[写真]企画政策部 政策課 課長 榎本真堂 氏[写真]課長補佐 佐久間康 氏[写真]情報政策係長 海老井淳 氏[写真]主任 石井広通 氏

いま多くの自治体では、行政運営のコスト低減と業務効率のアップにより、住民サービスレベルの向上を図る行財政改革への取り組みを進めています。

早くから行政評価システムを導入するなど、先進的な取り組みで知られる新潟県新発田市は、2005年に内部事務の電子化と全体最適な基盤構築をめざすため、日立の統合内部事務ソリューション「GovernmentPartner」を導入。「職員ポータル・電子決裁基盤」をベースに、「財務会計」「文書管理」「庶務事務」といった製品群をトータルに活用することで、バックオフィスの効率向上と意思決定の迅速化を実現しました。
また2008年からはミューチップを内蔵した職員証による出退勤管理システムも稼働させるなど、先進的なチャレンジを続けています。
今回は、導入のきっかけやご利用いただいた感想をお伺いました。

課題
  • 市町村合併による事務処理の統一
  • LGWANへの対応
ソリューション
  • 統合内部事務ソリューション「GovernmentPartner」
効果
  • バックオフィスの業務効率向上
  • 意思決定の迅速化
  • 決裁時間が大幅に短縮

導入のきっかけ

市町村合併による事務処理の統一と、内部事務の効率化を推進しようと考えたのです

[写真]先進的な情報化に取り組む情報政策課のオフィス
先進的な情報化に取り組む
情報政策課のオフィス

新発田市は新潟県北部の中核都市として、人口約10万4千人を擁しています。県内有数の良質米コシヒカリの産地であり、江戸時代には10万石の城下町として栄えたことでも知られ、2000年度から「市民満足経営」「安定経営」の実現に向けた行政評価の導入に着手し、翌年度から実行に移しました。
そして2005年3月には、その流れを一過性のものとしないよう、基本的事項を定めた「新発田市行政評価条例」を制定するなど、計画的で効率的な行政運営による予算の適正化と市民満足度の向上に取り組んでいます。

2004年秋には、近隣町村との合併による事務処理の統一が重要課題に浮上したことを契機に、メインフレームで稼働していた財務会計システムや行政評価システムも含めたバックオフィスシステム全体のリニューアルを決断しました。

2003年7月に豊浦町と合併したのに続き、2005年5月には紫雲寺町・加治川村との合併を控え、町村の役場を支所とした業務を、今後どのように運営していくかという課題がまずありました。また当時は国をあげてLGWAN(エルジーワン)による電子文書交換の動きが活発化していたこともあり、これを機会に文書管理や電子決裁といったシステムを導入し、内部事務全体の効率化をトータルに推進していこうと考えたのです。

[榎本氏]

採用した理由

電子決裁の流れが最もわかりやすく整理されていたのがGovernmentPartnerでした
添付資料など複数のファイルをボタン一つで並べて表示できるのも、他社にはない優れた機能でした

プロポーザル形式の発注には4社が参加し、各社のアプリケーション内容と構築手法、サポート体制などを詳細に検討しました。

電子決裁の流れが最もわかりやすく整理されていたのがGovernmentPartnerでした。決裁文書がどのように次の担当者に渡されるのかが視覚的にも理解しやすいこと、“引き戻し”や“引き上げ”、”後閲”、“飛び決裁”など、紙文書と同じようにハンドリングできる点が、試しに使った職員から非常に好評でした。
決裁文書と添付資料など複数のファイルをボタン一つで並べて表示できるのも、他社にはない優れた機能だったと思います。

[佐久間氏]

システム概要

「電子決裁基盤」は、各業務システムで発生する決裁文書を一覧表示で管理し、優先順位に応じた効率的な処理と、利用者情報メンテナンスの簡易化を実現

日立が自治体分野で培ってきた業務ノウハウと最新のICTが投入されたGovernmentPartnerには、豊富な機能を備えた業務システムがラインナップされており、電子自治体システムの入り口となる「職員ポータル」から、「財務会計システム」「文書管理システム」「庶務事務システム」などにシングルサインオンでシームレスかつセキュアにアクセスできるようになっています。

また「電子決裁基盤」は、各業務システムで発生する決裁文書を一覧表示で管理し、優先順位に応じた効率的な処理と、利用者情報メンテナンスの簡易化を実現。職員ポータルと電子決裁基盤はマルチベンダーを前提に設計されているため、既存の業務システムとも柔軟に連携できる点が大きな特長です。

情報政策課の指揮の下、日立はGovernmentPartnerの標準パッケージ適用に加え、新発田市独自の機能を盛り込んだ行政評価システムの構築もサポート。2005年4月より、バックオフィスの幅広い業務を支援する内部事務システムの本格的な稼働をスタートしました。

[イメージ]新発田市での内部事務業務の流れ
新発田市での内部事務業務の流れ

効果と今後の展望

既存業務はすべて電子決裁で処理できるようになりました

電子決裁の導入にあたり、多くの自治体が苦慮しているのが紙文書のデータ化です。例えば従来、財務会計の業務なら、伝票の裏に請求書などをのり付けして決裁していましたが、電子決裁では紙データをデジタル化し、データとして添付する作業が発生します。その負担を最小化し、いかにスピーディに実行できるかが、電子決裁や文書管理を成功に導く重要なポイントとなります。

そこで新発田市は、データ配信機能がついたイメージスキャナを利用して、PDF化したスキャニングデータを容易に各人のパソコンに配信できる方法を考案。書面から伝票まで、あらゆる紙文書をPDF化することで、電子決裁における最大のハードルをクリアしました。

[写真]マシン室内のHA8000
マシン室内のHA8000

現在は、本庁内の各フロアと各支庁、施設にネットワークスキャナを置き、そこで読み込んだ文書(PDF)を本庁内のサーバで集中的に検索文字付きPDFに再変換しています。変換結果のPDFファイルは、紙文書をスキャンした際に入力した部署名に従って、所属ごとに用意されたフォルダに生成され、決裁文書や財務伝票に添付される仕組みです。

また、日立の電子決裁基盤には「別送」機能が備わっています。この機能を使えば、読み取りが困難な設計図面や、ページ数の多い添付資料も、「別送」という区分を与えるだけで送付票を自動生成できます。この機能を活用することで、既存業務はすべて電子決裁で処理できるようになりました。

[佐久間氏]

決裁にかかる時間が大幅に短縮されました
意識面でも変化が生じ、決裁スピードが迅速化するという効果も生まれました

従来なら、必ず人手と紙が介在していた決裁を、オフィス内はもちろん、本庁と支庁の間でもネットワーク経由で瞬時に流すことが可能となりました。その結果、さまざまな決裁にかかる時間が大幅に短縮されました。

電子化によるスピードアップに加え、利用者には意識面でも大きな変化が生じてきました。決裁者の画面には、いま自分が何を処理すべきかがリアルタイムに表示されますし、どこでだれが処理を滞らせているのかもオープンになってしまいます(笑)。このため、はからずも以前より決裁スピードが迅速化する効果が生まれているのです。

[榎本氏]

電気・電話・ガス・水道などの共通経費処理をさらに効率化できる地銀ネットの「公振くん」連携も実現

財務会計システムの導入により、電気・電話・ガス・水道などの共通経費処理をさらに効率化できる地銀ネット(地銀ネットワークサービス株式会社)の「公振くん」連携も実現しました。

市には、庁舎のほかにも学校や保育園、公民館など100以上もの施設があります。その繁雑な公共料金の支払いが、それぞれ伝票を切ることなく、支払用の明細データをシステム経由で受信し、そのデータをそのまま伝票に取り込めるようになったのです。これによって事務の効率化が図られました。

[榎本氏]

“公振くん”との連携機能が日立さんの財務会計システムに搭載されていなかったら、まだこの便利さを実感できてはいなかったでしょう。

[佐久間氏]

過去文書のスピーディな検索と再利用が可能に

GovernmentPartnerでは、各業務で作成した文書を「文書管理システム」にまとめて保管し、横断的に整理・検索できるようになっています。このため、各事業の計画・予算から決算・評価までの文書を一括して照会・検索でき、事業のライフサイクルを通した文書管理や、部門の壁を越えた情報共有できます。

電子文書の原本性を長期にわたり確保する「原本性保証システム」も適用されており、セキュアで効果的な文書管理の流れを確立しながら、庁内のナレッジマネジメントにも寄与しています。
過去文書の検索と再利用が行えるようになったのも、業務効率の向上や意志決定の迅速化に役立っています。

[海老井氏]

行政評価のベースとなる情報の一元化が実現

“市民に開かれた市役所”をめざしている当市では、行政評価が非常に大きなウエイトを占めており、予算編成もすべて行政評価がベースとなっています。そこで必要とされるさまざまな事業情報が、日立さんのシステムのおかげですべて連携し、一元化できるようになりました。

説明責任(アカウンタビリティ)の観点から、行政評価や行政文書目録の積極的なインターネット公開を図っている新発田市にとって、各システムで作成された書類の情報公開をいままで以上に効率化できる文書管理システムは、今後その存在感をさらに高めていくことになりそうです。

[榎本氏]

書き換え不可能なユニークIDを持つミューチップなら、低コストで高信頼のシステムが実現

[写真]タイムカードの代わりに、ミューチップリーダーに職員証をかざす職員
タイムカードの代わりに
ミューチップリーダーに
職員証をかざす職員

2008年4月からは「ミューチップ対応 出退勤管理システム」も稼働を開始しました。このシステムは、日立が開発した世界最小クラスの非接触ICチップ「ミューチップ」を内蔵した職員証をタイムカードとして利用しています。職員は出退勤時、入り口に設置されたミューチップリーダーに職員証をかざすだけで確実な出退勤管理が実現しています。
書き換え不可能なユニークIDを持つミューチップなら、低コストで高信頼のシステムが構築できる。それが決め手でした。

GovernmentPartnerの「庶務事務システム」にICカード連携の出退勤管理機能があることを知り、トータルコストの低減を図るため、既存のタイムカードからの移行を決断。当初は指静脈認証やICカードも考えましたが、こちらの予算の枠内で最も実用的だったのがミューチップでした。

一般職員が使うのはミューチップを練り込んだプラスチック型の職員証、また単年度に100名ほどの臨時職員には、紙の身分証にシール状のミューチップを張り付けたものを配布しました。シールタイプのミューチップなら1枚あたりのコストはわずか数十円。必要なくなった際も回収する手間がかかりません。2008年6月からは「庶務事務システム」とのデータ連携により、管理部門の業務負担軽減にも寄与しています。

[石井氏]

今後は会議室・マシン室などへの入退管理への適用も

今後、ミューチップ内蔵の職員証を会議室・マシン室などへの入退管理に適用する構想を持っています。またGovernmentPartnerによって電子的な基盤整備が完了した内部事務のシステムと他システムとの連携も、ますます加速していくことになるでしょう。
例えば、6月からスタートする電子申請システムと文書管理システムが連携することで、上流から下流までの情報フローと管理が紙を媒介することなくトータルに電子化できます。

[佐久間氏]

将来的には電子入札システムとの連携にも挑戦

将来的には財務会計システムのデータを、県と共同利用している電子入札システムへ自動的に引き渡す仕組みづくりなどにも挑戦し、業務スピードのアップと効率化をさらに高めていきたいです。

[海老井氏]

[お客さまプロフィール]新発田市

[写真]新発田市役所外観

[住所]新潟県新発田市中央町4丁目10番4号
[市長]片山吉忠
[職員数]920人(2008年4月1日現在)
[人口]104,274人(2008年4月末現在)
[世帯数]34,006世帯(2008年4月末現在)
新発田市のWebサイトへ

[写真]新発田城とあやめまつりの様子

江戸時代に10万石の城下町として栄えた新発田には、現在も新潟県内では唯一、当時の城郭建築をいまに伝える「新発田城」が残されています。表門と二の丸隅櫓は国の重要文化財に指定されており、2004年には三階櫓・辰巳櫓が復元されました。この三階櫓は屋根の棟が全国でも珍しいT字型で、屋根に三匹の鯱が載っているのが特長です。
また新発田城が別名「菖蒲城(あやめじょう)」と呼ばれるように、新発田は例年6月中旬から7月上旬まで「あやめ」が咲き誇る名所としても知られています。五十公野(いじみの)公園では毎年「あやめまつり」が開催され、300品種60万本の“あやめ”や“はなしょうぶ”が、観光客の目を楽しませています。

特記事項

  • 2008年6月2日 掲載
    本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。
  • 本サイトで紹介しておりますソリューションについてのお問い合わせは株式会社 日立製作所 公共システム営業統括本部が承っております。掲載団体への直接のお問い合わせはご遠慮願います。
  • 職員ポータル・電子決裁基盤は、「ADWORLD 統合認証基盤システム / ADWORLD 電子決裁基盤システム」の旧製品名です。
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