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自治体向けソリューション

導入事例:兵庫県篠山市

MillReportの導入により、「給与明細書」「支払通知書」などの通知書をWeb上で参照可能になります!!

[写真]総務部 総務課 情報システム係 係長 酒井 氏
総務部 総務課
情報システム係
係長 酒井 氏

篠山市では2007年2月より、市と定期的に取り引きがある事業者の方へ「支払通知書」を、市Webサイトにて通知する運用を開始しました。 また同時に、市職員に対する「給与明細書」を、イントラネットより参照できる仕組みを実現しています。

この事例に関するソリューション・商品

* 電子通知書システム MillReportは、2015年4月に、株式会社 日立ソリューションズから株式会社 日立製作所へ移管されました。

課題と効果

MillReportの導入により、通知業務の課題である「経費削減」「作業軽減」の改善を図ることができます。

課題
  • 郵送費/印刷費などの経費負担
  • 仕分け/封入などの作業負担
効果
  • はがき/切手/プリンタ代などの経費削減
  • ペーパレス化の推進

お客さまの声

MillReportを導入する以前の運用方法を教えてください。

「支払通知書」は、会計課担当者が財務会計システムよりメールシーラに印刷し、郵送にて各業者の方に通知しておりました。「給与明細書」は、職員課担当者が同じく給与システムより印刷し各職員に対し配布していました。

導入以前の運用面での課題、また現状運用への改善要望などはありましたか?

課題としてはメールシーラ用紙の購入費が高くつくことです。専用紙を利用しており大量発注できないため在庫管理が大変でした。専用紙をおく場所も確保しないといけませんので……また、作業的にも印刷、仕分け、圧着、配送作業すべてを含めると、相当な手間が掛かっていたので担当職員は大変だったと思います。

要望としては、全庁的に職員1人に1台パソコン配備が整いつつある状況の中「いつまでも紙での配布ではなくインターネットまたはメールなどを利用してシステム化を行いたい」という声が担当職員より上がってきました。

MillReportはインターネットを利用して公開する方式ですが、他に何か具体策を検討されたのでしょうか?

支払通知書に関し、一部FAX送信を実施しておりましたが結局手間と通信費用がかかるので、給与明細も含めて電子化を検討することにしました。
その中でメール配信も検討しましたが、給与明細における職員のメールアドレス管理はともかく、「支払通知書」の業者に対するメールアドレスの管理が煩雑になることが懸念され、システム化に至るイメージが沸きませんでした。

支払通知業務に関し、導入前の経常経費はどの程度かかっていたのですか?

メールシーラ用紙代:640,000円
郵送料:730,000円
仕分け/配布作業の人件費:730,000円
年間トータルで約2,100,000円ほど経費削減が実現できる見込みです。

ずばり、導入する決め手となった点は何でしたか。

業種や既設システムの形態を問わず「支払通知書」「給与明細書」両方の帳票に適応できることで、システム依存による二重投資にならないことです。さらに導入にあたりサーバーを必要とせず、パソコンで運用できることもあり、コストパフォーマンスに優れていると判断しました。
また、利用者から参照いただく運用であるため、メール配信・メールアドレスの管理の必要性がなく、私達がイメージしているものと一致したことも一因です。 その他、決め手ではないですが導入から短期間でシステム化を実現できる点、既設システムの業務内容に影響しないため、稼働以降の保守作業が極めて少ないことも本システムの優れているところだと思いますね。

実際ご利用いただいての感想、また改善点や追加機能の要望などございますか。

何よりも1〜2日掛かりっきりで行っていた作業が、1時間以内で終わらせることができ大変満足してます。
改善点や機能追加については特にありませんが、篠山市では職制通知を年1回紙で通知しており、今後の課題としてMillReportを利用して実現できないか検討中です。

提案から導入、保守含め弊社対応はいかがでしたでしょうか。

提案から導入・運用までしっかり対応いただいており満足しております。今後とも宜しくお願いします。

システム構成

[イメージ]システム構成

MillReportは、任意のCSV形式のデータを取り込み、PDFにパスワード付加した形式で帳票を作成します。その際、PDFにリンクしたHTMLを同時に作成するために、Webサーバーへはアップロードするだけで、インターネットより参照可能になります。

[お客さまプロフィール]兵庫県篠山市

[写真]篠山市役所 外観
篠山市役所
[人口]:46,297人(2007年9月末現在)
[住所]:〒669-2397 兵庫県篠山市北新町41

兵庫県の中東部、丹波山地の山々に囲まれた篠山市は、大阪・神戸・京都からいずれも40〜50km圏内にあるにもかかわらず、豊かな自然環境の中で独自の文化を育んできた。近年は、高速道路やJR線の整備が進み京阪神の通勤圏に組み込まれると、住宅地の造成や大型商業施設の進出が目立ってきている。 また、丹波篠山地名は全国的に知られており、特産物は丹波黒大豆や丹波栗などの農作物、日本六古窯の一つである丹波立杭焼など。大きなイベントは民謡デカンショ節による盆踊りデカンショ祭、篠山ABCマラソン大会などがある。

この事例に関するソリューション・商品

* 電子通知書システム MillReportは、2015年4月に、株式会社 日立ソリューションズから株式会社 日立製作所へ移管されました。

特記事項

  • 掲載日は2007年1月23日です。
  • 本事例中に記載の内容は初掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
  • 事例は特定のお客さまでの事例であり、すべてのお客さまについて同様の効果を実現することが可能なわけではありません。

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