導入事例：さいたま市

3 現場からの要望を的確に反映

「機能の追加や使い勝手向上に関するユーザーからの要望を総務課と一緒に検討し、日立に反映してもらうことで機能強化してほしいとお願いしてきました。結果として非常に満足のいくものができたと思います」と市民局 市民生活部 情報システム課 主任の國井 正和氏は笑顔で語ります。その一例として挙げられるのが、現場から好評だという「一時保存機能」です。

「市役所では市民の皆さまへの窓口対応や電話応対などで業務中に席を外すことがよくあります。従来は作業中の文書をそのまま放置しておくとタイムアウトとなり、また最初から作業をやり直さなければなりませんでした。しかし今回新たに一時保存機能が加わったことで、離席してもすぐに業務を再開でき、作業中だったことを忘れてしまうリスクが減ったと喜ばれています」と近藤氏は語ります。

こうした作成途中の案件などを画面上で一覧表示するのが「処理中文書一覧画面」です。新たに搭載されたこの画面は、未処理案件の残量や案件ごとに必要な処理は何かといった処理状況を一目で把握することができます。チェックリスト形式のため処理忘れの心配もなく、担当者や件名、年度などで必要な文書を容易に検索できるのも特長です。

「処理中文書一覧画面では、これまで別々のメニューに分かれていた文書の“決裁”と“完結”が同じ画面上で見渡せるため、以前のように決裁はしたが完結を忘れてしまうようなケースがなくなりました」と國井氏は付け加えます。